Pour en savoir plus : choisir et mettre en place un outil de discussion

Pour faciliter l’échange entre les rencontres, il nous faut un outil “push”, c’est à dire un moyen pour chacun de recevoir les messages de la discussion dans une boite aux lettres qu’il consulte régulièrement. N’oublions pas que l’outil de discussion, contrairement aux rencontres, cherche à toucher tous les participants et pas seulement les plus actifs. Nous souhaitons que le plus grand nombre puisse bénéficier des échanges : ceux qui à un moment ne peuvent participer à certaines rencontres, les observateurs qui suivent sans participer et même les inactifs qui peuvent parfois malgré tout, lire un des messages et peut être s’intéresser de nouveau à ce qui se passe.

Nous avons cité trois outils push pour discuter à plusieurs : les listes de discussions mail, la messagerie Facebook (et non les page et ou les groupes Facebook qui sont des outils “pull”, c’est à dire des pages Web où il faut aller soi même pour suivre la discussion) et Twitter (avec un “hashtag” commun). Il en existe beaucoup d’autres.

Pour participer à une discussion il faut qu’un participant fasse deux choses :

• qu’il ait l’outil utilisé pour la discussion : toute personne sur internet dispose d’une adresse mail mais n’a pas forcément (ou ne lit pas régulièrement) Facebook, Twitter, etc.

• qu’il s’inscrive à la discussion de la communauté : il s’agit du seul cas où l’inscription est indispensable. Attention. Dans certains cas de nouvelles personnes ne peuvent pas s’inscrire elles mêmes mais doivent demander à une des personnes de le faire, ce qui ajoute une difficulté… et du temps pour les animateurs. C’est le cas par exemple dans une discussion collective sur la messagerie Facebook ;

Je vous recommande fortement d’utiliser une liste de discussion pour vos échanges entre les rencontres. Il est possible de faire en sorte que le nombre de mails reste très raisonnable.

Il existe plusieurs solutions pour disposer d’une liste de discussion. L’écosystème Coop-group met à disposition un serveur de liste de discussion mail (sous mailman 2) pour les communautés qui le souhaitent. Il est également possible d’utiliser des services en ligne tels que Google Groups ou Yahoo Groupes. Si vous disposez de serveurs et d’un peu de savoir faire, vous pouvez également installer vous même un serveur de listes tel que Mailman ou Sympa.

Quelque soit votre choix, vous devrez proposer une page permettant l’inscription mais aussi la desinscription accessible depuis votre espace de partage. le minimum que vous devez demander est l’adresse mail de celui qui souhaite participer. Il peut être utile de demander également le prénom ou bien, le prénom et le nom en plus. De nombreux sites proposent de fournir bien d’autres informations sur le nouveau participant (on parle alors non plus d’identification mais de profil). Cela peut être très utile mais n’est absolument pas indispensable… L’encadré suivant explique cela.

Une fois que vous avez choisi votre outil de discussion en ligne, il va vous falloir ajouter une ou deux pages dans votre espace de partage en plus de la page d’inscription et de desinscription dont nous avons parlé.

Tout d’abord , il est extrêmement utile de fournir une page avec les archives des discussions. Beaucoup des serveurs de liste permettent d’avoir ces échanges classés chronologiquement mais aussi par “fil de discussion” comme dans un forum (les réponses sont regroupées en dessous de la question concernée). D’ailleurs certains outils marient serveur de liste mail et forum, permettant de bénéficier du meilleur des deux (outils push et pull qui permet de contribuer au choix par mail ou depuis une page Web).

Habituellement, d’autres pages permettent de présenter les membres de la communauté. Les systèmes de gestion de profils permettent de donner des informations sur les participants et de les rendre accessible avec différents niveau de détail aux autres membres de la communauté ou aux personnes extérieures. Ces profils peuvent être très utiles... à condition que cela ne se fasse pas au détriment des autres outils. D’autres solutions existent. Vous  pouvez fournir simplement les noms et mail des personnes inscrites à la liste (si elle propose une identification mais pas de profil), ou encore proposer un espace dans lequel chacun -ou bien un animateur- recopiera les mails de présentation. Cela peut se faire avec une simple page de traitement en ligne qui rassemble tout le monde (pour y passer le minimum de temps) ou bien de façon plus avancée avec une petite base de données contenant les présentations des membres (pour avoir quelque chose de plus avancé, proche d’un profil).

Pour en savoir plus : au-delà du profil… la vraie valeur des communautés

Le profil décrit de multiples aspects de chaque utilisateur. Il permet de faire des traitements automatiques pour par exemple montrer la répartition des membres sur une carte ou encore connaître les préférences d’un utilisateur en particulier. Il est surtout utile pour les fournisseurs qui souhaitent proposer des produits adaptés à chaque personne (grâce à un “profiling”) mais aussi aux utilisateurs qui souhaitent identifier d’autres membres immédiatement et automatiquement sans avoir à prendre le temps de découvrir les membres de la communauté au travers de leur activité dans le groupe.

Au risque de choquer beaucoup de monde : les profils sont utiles mais pas indispensables ! Beaucoup de communautés fonctionnent très bien avec comme simple information sur ses membres : leur adresse mail… Aucun profil ne vous apportera ce que vous offre d’échanger avec des personnes pendant des mois voire des années. En vous impliquant dans les échanges de la communauté, vous connaîtrez celui qui parle beaucoup mais ne fait pas grand chose, ainsi que celui qui parle peu mais à chaque fois avec une très grande pertinence. Les profils permettent de connaître beaucoup de choses quand ils sont bien renseignés. Mais l’humain est bien meilleur que la machine, à condition de lui laisser du temps pour découvrir avec qui il a envie de faire alliance.

Une des plus grandes valeurs d’une communauté est de vivre sur de longue durée avec des personnes dont vous apprendrez à connaître le potentiel et les limites.

Exercice : la formation du modérateur

Le rôle de modérateur peut être assumé par une ou plusieurs personnes, par exemple le facilitateur, le leader, ou bien d’autres participants du groupe.

Chaque outil a son propre fonctionnement (serveur de liste de discussion, Facebook, Twitter…). L’écosystème coop-group.org utilise un serveur de liste “mailman 2”. Vous pouvez trouver des tutoriels en ligne pour vous aider :

• Gérer sa liste de discussion sur mailman 2

• L’inscription à une liste à partir de mailman 2

Pour aider à modérer la discussion, vous devez vous assurer que vous savez :

1. vous connecter à l’interface de gestion de l’outil ;

2. indiquer à un membre la page d’inscription et de désinscription sur l’espace de partage ;

3. inscrire un ou plusieurs membres directement ;

4. désinscrire un ou plusieurs membres ;

5. vérifier si un membre est bien inscrit ;

6. accepter ou refuser un message en attente (modération) à partir de l’interface d’administration et/ou à partir d’un mail de notification reçu ;

7. mettre la liste provisoirement en modération en cas de débat un peu trop enflammé ;

Vérifiez que vous savez accomplir ces 7 actions.

Le paramétrage de l’outil de discussion nécessite un peu plus de savoir faire (on parle du rôle d’administrateur pour une liste). Celui-ci doit être fait au début et seulement lorsque nécessaire à de rares occasions. Il est donc possible de se faire aider dans ces moments particuliers par une personne compétente même si elle ne fait pas partie du groupe. Pour le reste, il suffit qu’une ou quelques personnes membres de la communauté puissent intervenir au jour le jour lorsque nécessaire.

Pour en savoir plus : créez vous même votre espace de partage

Si vous souhaitez mettre en place vous même votre espace de partage, cela est possible, même si vous ayez ou non choisi d’être référencé dans l’écosystème Coop-group. Vous aurez un certain nombre de pages à mettre en place en plus des pages techniques comme les entêtes et bas de pages. Choisissez bien votre Outil pour créer votre site. Attention, la plupart des outils de blog sont adaptés pour le fil d’information mais pas pour la grande majorité  des pages du groupe qui ne doivent pas dépendre de la date de mis à jour.

Les pages à prévoir sont les suivantes :

• la page d’accueil (qui peut intégrer les informations de certaines des autres pages) ;

  • dans Coop-Group, nous avons choisi une page d’accueil qui intègre 5 autres pages : la description du groupe, les projets en cours, la liste des ressources et le fil d’information ;

Les pages de partage proprement dites

• la liste des projets en cours (page dynamique)

  • dans Coop-group, il s’agit actuellement d’une page Wiki très simple avec une liste à point et des liens. Elle contient également un gros bouton “ajouter ou modifier une action” qui pointe directement vers la page en mode édition ;

• une page pour chacun des projets (pages de travail)

  • dans Coop-group, nous utilisons de simples pages de traitement de texte en ligne (Google Doc ou Zoho Docs) ou parfois une page Wiki lorsque le groupe projet s’est bien approprié sa mise à jour. Ces pages -à l’exception des pages Wiki- sont extérieures au site (elles n’en ont du coup pas l’aspect) mais sont accessibles grâce à un lien depuis la liste des projets en cours ;

• la liste des ressources (page dynamique)

  • dans Coop-group, il s’agit actuellement d’une page Wiki très simple avec des noms de ressources et leur lien. Le classement se fait à la main. Elle contient également un gros bouton “ajouter ou modifier une ressource” qui pointe directement vers la page en mode édition. Elle intègre également un lien vers le catalogue de projets stimulants (avec une sélection des projets pertinents pour la communauté grâce à des mots clés) ;

• une page pour chacune des ressources produites par le groupe (page statique)

  • dans Coop-group, ces pages sont en général directement dans le Wiki mais non modifiables une fois sont qu’elles sont finalisées ;

La page pour l’activité de diffusion d’information

• le fil d’information (Facebook, blog ou autre)

  • Dans Coop-group, cette page est en général extérieure au site (page Facebook ou blog) mais est intégrée sur une colonne de la page d’accueil. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir un compte Facebook pour consulter le fil d’information ;

Les pages pour l’activité de rencontres

• le calendrier du groupe (page dynamique)

  • dans Coop-group, nous proposons un calendrier collaboratif. Il est possible d’afficher les dates du groupe sur la page d’accueil (avec un gros bouton pour ajouter une rencontre et un lien pour retrouver les anciennes rencontres). Un calendrier général permet également de suivre tous les événements de toutes les communautés ;

• un espace d’échange synchrone à distance (pour se retrouver lorsqu’on le souhaite)

  • dans Coop-group, cette page pointe actuellement vers un simple chat. Nous avons fait le choix d’avoir le même espace pour toutes les communautés. Lorsqu’une communauté souhaite se réunir en ligne, il lui suffit de réserver la date et l’heure dans le calendrier en prenant soin qu’une autre rencontre de groupe ne se passe pas au même moment. Entre les rencontres, les membres des différents groupes peuvent s’y retrouver, échanger, discuter comme dans un lieu public réel (la machine à café en moins…). Actuellement les rencontres en visio se font avec l’outil Flashmeeting. Il y a dans ce cas une adresse pour chaque réunion en ligne (y compris pour la revoir après) que l’on peut retrouver dans la page de notes de la rencontre. L’avantage de l’espace d’échange synchrone est qu’il permet d’avoir une même adresse où se déroulent toutes les rencontres à distance ;

• une page de notes pour chaque rencontre (pages de travail)

  • dans Coop-group, nous utilisons un pad ou une page de traitement de texte en ligne suivant le cas. Ces pages sont extérieures au site (elles n’en ont pas l’aspect) mais sont accessibles grâce à un lien depuis l’annonce de la rencontre dans le calendrier ;

Les pages de sondages qui utilisent des outils externes n’ont pas besoin d’être liées au site. Il suffit de donner le lien dans un message de la discussion en ligne et éventuellement dans le fil d’information.

Les pages pour l’activité de discussion en ligne

• la page d’inscription et de desinscription :  comme nous l’avons vu, il est important de permettre la desinscription aussi facilement que l’inscription

  • dans Coop-group cette page intègre simplement le formulaire de l’outil de liste de discussion Mailman ;

• La page des archives des messages

  • dans Coop-group, une page Wiki intègre la page d’archives de la liste de discussion ;

  • une idée serait que cette page regroupe non seulement les archives de la discussion en ligne mais également toutes les autres informations issues des rencontres, du fil d’information et même de ce que l’on peut trouver sur le Web, le tout classé par thématique, quelque soit l’activité qui les ont produites. L’encadré “pour faire avancer les choses : au-delà des archives de discussion, les archives du groupe” présente quelques pistes

• La liste des membres

  • dans Coop-group actuellement, à défaut d’un système d’identification unique entre les différents outils utilisés, l’inscription se fait uniquement sur la liste de discussion. La page membres de l’outil de liste Mailman 2 fournit les mails de façon explicite et les noms n’y sont pas obligatoire. Elle est de peu d’utilité dans ce cas. La page du site qui liste les membres se base donc plutôt sur les présentations volontaires. Suivant les groupes, il s’agit d’une simple page de traitement de texte en ligne qui permet de copier coller facilement les messages de présentation, d’une base de donnée ou bien de… rien.

Les pages d’administration

• La page de présentation du groupe. Celle-ci ne doit ne pas être mise à jour par n’importe qui, mais par un des animateurs à la suite d’un choix collectif. Par contre elle doit être facile à trouver et lisible par tous.

  • dans Coop-group, cette page est issue d’une base de donnée. C’est même ce qui permet de faire le lien entre les groupes (page de présentation des communautés, avec recherche par carte, mots clés, type de groupe…). Elle ne peut être mise à jour que par certains animateurs. Par contre les informations qu’elle contient sont affichées directement sur la page d’accueil du groupe (et sur la page de présentation de tous les groupes : http://coop-group.org/ )

• La page de suivi du groupe et de ses projets (page de travail). Cette page sera vue en détail dans la partie suivante : “la mise en place du suivi des projets”

  • dans Coop-group pour l’instant, à défaut d’un outil de suivi plus évolué, cette page est un simple tableau en ligne que le facilitateur peut mettre à jour aisément. Elle reste ouverte mais est un peu moins visible dans les menus (une petite roue dentée sur la droite : permet l’accès aux pages plus administratives ;

• La page d’administration du site. Beaucoup de sites disposent d’outils d’administration. Par exemple sur un Wiki, ils permettent de voir les dernières pages modifiées, etc.

  • dans Coop-group il s’agit d’une simple page qui pointe vers les différents outils de gestion du Wiki ainsi que vers la base de donnée de présentation du groupe et la page de suivi des projets. Elle est également accessible à tous, pour des raisons de transparence (même si la base de donnée avec la présentation du groupe nécessite exceptionnellement un authentification pour être modifiée)

Une fois toutes ces pages disponibles, vous devez faire en sorte qu’elles soient accessibles facilement partout sur le site, soit grâce à un accès dans le menu, soit sous la forme d’un module directement visible sur la page d’accueil.

Pour faire avancer les choses : au delà des archives de discussion, les archives du groupe !

Nous avons vu que l’accès aux archives de la discussion en ligne était très utile. Mais il se dit également des choses très intéressantes lors des rencontres, sur le fil d’information et même un peu partout sur le Web en relation avec l’objet de la communauté.

Une première solution est de prévoir 4 pages qui chacune fournie les informations en fonction de la date où elles ont été apportées :

• Le fil d’information (là, il suffit de remonter dans la page d’information pour retrouver les anciennes) ;

• Les rencontres (le calendrier permet de pointer vers les notes de réunions) ;

• Les discussions  (la page des archives de discussion donc) ;

• La veille sur le Web (une page de la communauté où on peut retrouver un ensemble de pages Web sélectionnées, dont nous n’avons pas discuté jusque là)

Dans ce dernier cas, on parle de curation, c’est à dire “la sélection et le partage de contenus issus du Web”. Pour sélectionner les pages que vous souhaitez rediffuser, vous pouvez créer un journal des informations republiées avec Scoop-it ou bien classer vos signet avec Diigo ou encore les classer graphiquement avec Pearltree.

Mais l’important n’est pas tant le moment où a été proposée une information, ni l’activité qui l’a faite émerger. Il serait particulièrement utile de pouvoir disposer d’une page permettant de retrouver toutes ces informations classées par thème : “je ne sais plus où ni quand, mais nous avons parlé d’une astuce qui pourrait nous être bien utile pour…”. Nous sommes alors typiquement dans l’espace de partage : organisé par thématique plutôt que par chronologie. Ou plus précisément, dans le passage entre les trois activités dépendantes du temps (fil d’information, rencontres, discussions auxquelles on peut ajouter la veille) vers l’espace de partage.

Il n’existe pas de solution permettant d’agréger automatiquement toutes ces activités et les classer entièrement automatiquement. Ici, l’humain, encore aujourd’hui, est plus puissant que la machine pour organiser et trier des informations non structurées. Cela ne veut pas dire qu’un petit coup de main de l’ordinateur serait inutile… Une première solution consiste à faire un schéma heuristique (ou mind mapping) pour cartographier toutes les informations utiles que l’on peut attraper “à la main”. Une deuxième solution est proposée par l’outil libre Assembl. Celui-ci a été développé au départ pour faciliter les débats en intelligence collective, en donnant au groupe une vision d’ensemble de ce qui a été dit. Il permet de faciliter et rendre plus rapide le travail de l’attrapeur en présentant une colonne avec les archives mails et une autre avec une cartographie qui rassemble les idées triées. Il suffit de placer les informations issues de la colonne de gauche vers celle de droite. Il est aussi possible de saisir directement des idées (lors d’une réunion ou pour un fonctionnement de type Forum) ou encore de sélectionner des éléments de pages Web (pour la veille). Il existe des mises en oeuvre pour les entreprises et les organisations et aussi pour les communautés centrées sur le bien commun.

Exercice : la formation de l’attrapeur

Le rôle d’attrapeur peut être assumé par une ou plusieurs personnes, par exemple le facilitateur, le leader ou bien d’autres participants du groupe.

L’attrapeur n’a pas besoin de maîtriser tous les outils (il peut se faire aider ponctuellement lorsqu’il est nécessaire de changer les pages statiques). Il doit être cependant capable :

• d’ajouter un nouveau projet dans la liste (et la page de travail qui lui correspond) ;

• d’ajouter une nouvelle ressource dans l’espace dédié ;

• de mettre à jour une page de travail et montrer à des participants comment le faire ;

• éventuellement d’ajouter une présentation d’un membre sur le site ;

• éventuellement d’utiliser un outil pour attraper toute les informations utiles pour le groupe (voir l’encadré “pour faire avancer les choses : au-delà des archives de discussion, les archives du groupe”) ;

Si vous utilisez Yeswiki (l’outil utilisé pour la majorité des communautés Coop-group), vous pouvez apprendre à vous en servir en passant votre “brevet Yeswiki” : http://yeswiki.net/wakka.php?wiki=TutorielS (45 minutes pour devenir un “maître Wiki”).

Pour découvrir l’outil  Assembl qui permet d’attraper toutes les informations issues de la discussion, des rencontres, du fil d’information et du Web : http://assembl.org/user-guides/ (en anglais)

Exemple de tableau de suivi d’une communauté

Les trois questions à poser régulièrement à chaque référent de projet :

Quelle est la prochaine étape ? Y a-t-il une prochaine date de rencontre (en ligne ou en présentiel) ? Peux tu partager les informations sur la situation du projet avec l'ensemble du groupe sur la liste ?

N'hésitez pas à faire remonter les difficultés pour que le groupe puisse aider les projets en difficulté ou qui s'essoufflent.

Projets

avril

mars

février

jan

Nom du projet 1

référent : nom <mail>

 téléphone (+ skype ou autre)

fin maquette

rencontre 1&20/4

envoi : oublié

1ère maquette

rencontre 5/3

envoi liste 15/2

décision/action

rencontre 8/2

envoi liste 15/2

Nom du projet 2

référent : nom <mail>

 téléphone (+ skype ou autre)

pas d’étape

pas d’échange

relancer ?

rédaction textes

pas d’échanges

envoi liste 28/3

répartition textes

chat 12/4

envoi liste 24/2

Etc.

...

...

...

Organisation des rencontres

organisateur : nom <mail>

 téléphone (+ skype ou autre)

15/4 en visio

pas de rencontre

12/2 présentiel

Mise à jour du site

attrapeur : nom <mail>

 téléphone (+ skype ou autre)

griot : nom <mail>

 téléphone (+ skype ou autre)

griot pas disponible ce mois-ci (trouver un remplaçant ? ou le faire moi)

ok mises à jour des dates et du

fil d’info

ajout projet 2

Pour faire avancer les choses : améliorer les outils de suivi

Le fait d’utiliser des outils en ligne facilite la collecte d’informations. Il serait intéressant de compléter le tableau de suivi avec un véritable tableau de bord au service du facilitateur qui suit une communauté et des “helpers” qui aident plusieurs facilitateurs dans l’écosystème. Les informations pourraient apparaître de façon très graphiques par exemple avec des points verts oranges ou rouge pour avoir rapidement une vue d’ensemble des activités qui nécessitent de l’attention :

• information (collecte du flux RSS du blog ou des changements de la page Facebook :

  • vert : une publication depuis moins d’une semaine - orange : une publication depuis moins de deux semaines - rouge : au-delà ;

• rencontres (collecte des changements du calendrier) :

  • vert : une prochaine date prévue - orange : pas de date prévue ni de dates anciennes depuis un mois - rouge : au-delà ;

• discussion (collecte des mails de la liste) :

  • vert : 1 à N mails dans la semaine - orange : pas de mail depuis 15 jours ou plus de N mails par semaine - rouge : au-delà ;

• espace de rencontre

  • si il y a un espace d’attrapage des activités du groupe (Assembl par exemple) :

    • vert orange ou rouge en fonction de la date du dernier attrapage ;

  • pour chaque page de travail d’un projet (collecte des modifications de page) :

    • vert orange ou rouge en fonction de la date de dernier changement ;

Voici un nouveau défi pour les développeurs ! Un tel tableau de bord devrait pouvoir s’adapter à la plupart des outils utilisés par les communautés, s’intégrer facilement sur une page du site (par exemple dans un widget) et contenir également un tableau de suivi très facile à compléter pour le facilitateur.

Exercice : la formation des porteurs de projets

Les porteurs de projets ont peu de choses à connaître pour que leur projet bénéficie de la communauté :

• aller sur le site de la communauté et sur leur page de travail depuis le site ;

• mettre à jour la page de travail du projet ;

• envoyer une information sur l’outil de discussion en ligne de la communauté ;

• être au courant qu’il existe un ou des facilitateurs qui feront périodiquement le point sur le projet ;

Si les porteurs d’un projet ne savent pas mettre à jour le calendrier ou le fil d’information, pas de problème. Cela peut être fait par quelqu’un d’autre (griot, atteapeur, facilitateur…) à partir des informations postées sur l’outil de discussion.