Comme nous l’avons vu, une communauté est plus facile à animer au-delà d’une centaine de membres. Si votre groupe existe déjà et que vous avez du mal à avoir une dynamique suffisante, cela peut nécessiter d’élargir le périmètre du groupe (traiter du thème de votre groupe sans limitation de territoire ou bien au contraire ouvrir votre groupe territorial à d’autres thématiques).

Si vous créez une nouvelle communauté ou si celle que vous réorganisez n’atteint pas ce nombre, vous allez lancer des invitations collectives et des invitations individuelles. Les premières permettent de toucher un grand nombre de personnes mais avec un faible retour (quelques pourcent avec un bon ciblage). Les invitations individuelles permettent de cibler des personnes que l’on connaît et que l’on souhaiterait avoir dans le groupe. Avec une invitation individuelle suivie quelques temps plus tard d’une relance, cela permet un taux de retour très important de l’ordre de 90%. Les deux sont complémentaires.

Une invitation n'est pas une inscription, il faut demander l'autorisation à une personne pour l'inscrire au groupe. Si celle-ci est intéressée, son inscription doit être la plus simple possible. Vous pouvez mettre un lien direct vers la page d’inscription de votre espace de partage et même proposer de simplement réponde au message pour que vous vous chargiez vous-même de l’inscription. Cela peut sembler plus de travail, mais votre objectif est d’avoir le plus rapidement possible une centaine d’inscrits pour gagner ensuite beaucoup de temps.

Il existe deux façons d’inviter quelqu’un dans un groupe. La première, appelée “opt-in”, consiste à demander s’il accepte d’être inscrit. La deuxième, appelée “opt-out” consiste à demander s’il ne souhaite pas être inscrit. La différence est dans ceux qui ne répondent pas qui représentent très souvent la majorité voire beaucoup plus. Ainsi l’opt-out donne de bien meilleurs résultats mais attention ! Vous ne pouvez faire cela qu’avec des personnes très ciblées et dont vous savez qu’il serait naturel qu’elles participent. Cela peut se faire facilement avec les membres du noyau et les porteurs de projets qui ont déjà accepté de contribur à la communauté. Utilisez le opt-out uniquement si vous êtes sûr que cela ne sera pas mal perçu par vos interlocuteurs. “Qui ne dit mot consent” est une maxime qui a des limites…

Préparez à l’avance les deux types d’invitations -collectives et individuelles- et essayez de faire en sorte d’avoir votre première centaine de participants dans un temps court (typiquement deux semaines). Cela évitera que les premiers inscrits attendent trop longtemps avant de voir démarrer l’activité.

Lancez des invitations collectives

Tout d’abord sélectionnez soigneusement les autres groupes sur lesquels vous allez lancer l’invitation (sur des listes de discussion ou sur les réseaux sociaux ou encore directement lors d’une réunion physique). Choisissez de préférence des communautés complémentaires sur un sujet ou un territoire proche où vous savez que certains membres seront intéressés (et en prime feront un lien naturel entre les deux communautés). Vous pouvez également inviter les membres d’une structure (association, ONG, entreprise, collectivité) qui oeuvre sur la même thématique ou le même territoire que le votre communauté, en leur précisant bien qu’il n’y a pas de concurrence avec eux mais qu’au contraire il s’agit de mettre en réseau les personnes et les organisations dans le thème ou sur le territoire, au bénéfice de tous.

Choisissez de préférence des communautés dont vous ou des membres de votre noyau d’animation font partie (vous faites certainement partie d’autres groupes en plus de celui que vous créez). Vous pouvez également passer par un membre actif du de la communauté ou de l’organisation où vous voulez lancer l’invitation, si vous le connaissez. Cela permet d’avoir une légitimité pour lancer une invitation et évite de donner l’impression de spamer le groupe. Plus la personne qui invite est légitime dans le groupe où est envoyée l’invitation et plus le taux de retour sera bon. Identifiez pour chaque groupe la personne unique qui va envoyer l’invitation (éventuellement cosignée) afin d’éviter les doublons.

Vous allez également sélectionner différents canaux de diffusion généraux : voie de presse, pages personnelles sur les différents réseaux sociaux, page twitter des différents membres du réseau d’animation, réunion d’information etc.

Le message d’invitation doit être court et la façon de s’inscrire très simple :

• inscription en deux clics pour un message en ligne (un dans le message et un sur la page d’inscription) ;

• un ordinateur connecté avec une personne pour aider à s’inscrire dans le cas d’une réunion physique ;

• ou même une simple feuille où les personnes intéressées peuvent mettre leur nom et leur mail si elles sont intéressées (attention aux mails illisibles…) ;

A chaque étape ou clic supplémentaire demandé, on perd un grand nombre de personnes. Il faut donc simplifier au maximum l’inscription.

Des invitations individuelles pour ceux que l’on souhaite particulièrement avoir avec nous

Pour la partie individuelle, il faut tout d'abord constituer une liste des personnes que l'on souhaiterait avoir dans le groupe. Cela peut être fait par exemple avec un tableur où l’on trouve pour chaque personne à inviter un champ au format "Prénom Nom" <adresse_mail> (format qui permet un envoi facile par simple copier/coller dans le champ destination d’un mail ou dans le formulaire d’inscription d’une liste). D'autres colonnes peuvent comprendre l'organisation, un champ commentaire montrant l'intérêt d'avoir la personne dans le groupe ou encore des champs avec la date d'envoi, la réponse, la date éventuelle de première et de deuxième relance, etc. Ce tableau (ou une application qui ferait cela de façon plus efficace) permet de suivre les invitations individuelles.

Une telle approche des invitations individuelles est très efficace lorsque elles est bien réalisée et que l'on connaît au moins un peu les personnes invitées (il peut être utile de faire signer le message par des personnes qui connaissent le destinataire). Elle permet un très bon taux de retour (jusqu'à 80 ou 90%).

Il reste maintenant à envoyer un mail d’invitation (ou un message facebook pour ceux qui ne lisent plus leur mail) à chaque personne individuellement en ajoutant simplement le prénom de la personnes à un message type qui sera le même pour tous. Le fait d’envoyer un mail directement à une seule personne à la fois avec son prénom dès la première ligne demande un peu plus de travail (principalement par copier-coller) mais donne beaucoup plus de force au message. Le message propose comme pour l’invitation collective un lien pour s’inscrire mais propose également que vous fassiez l’inscription vous même pour la personne (une simple réponse “oui” à un post ou un mail demande encore moins d’effort que d’entrer son nom et son mail dans un formulaire d’inscription…). Il peut être judicieux également de montrer dans l'invitation qu'il n'est pas nécessaire de contribuer pour participer au groupe (la majorité des membres d'un groupe sont observateurs voire totalement inactifs), que le nombre de messages restera raisonnable et qu'il est possible de se désinscrire à tout moment.

Après environ une semaine, vous pouvez envoyer un mail de relance pour les personnes invitées qui ne se sont pas inscrites ou ne vous ont pas demandé de le faire. Uniquement si vous considérez que vous pouvez le faire, envoyez une deuxième relance encore une semaine plus tard. Mais si la personne n’a réagit ni à l’invitation ni à la relance (ou la deuxième relance), vous pouvez considérer qu’elle ne souhaite pas faire partie du groupe.

Faites patienter les premiers inscrits en attendant les autres

Pour aire patienter les premiers inscrits, vous pouvez envoyer un message au bout d’une semaine ou deux pour indiquer que de nouveaux membres continuent de rejoindre la communauté et que les échanges démarreront dans quelques jours. Ainsi, l’attente sera perçue comme positive car une grande partie des participants sait intuitivement que plus il y a de monde dans la communauté plus elle sera visible et les échanges seront variés.

Présentations des membres sur la liste

Il s’agit de la dernière étape pour lancer (ou développer) votre groupe. La première discussion dans le groupe n’a pas pour but d’avancer tout de suite sur le sujet que vous avez choisi mais avant tout d’inciter le plus grand nombre de personnes possibles à contribuer. Une personne qui s’est déjà exprimée dans un groupe aura bien plus de chance de contribuer lors des autres échanges. A l’inverse, vous faites sans doute partie de groupes où vous n’avez jamais contribué (vous êtes un “observateur”). La barrière à franchir pour y participer est alors plus grande. Habituellement il y a entre 10 et 20% des personnes qui réagissent lorsque l’on pose une question. Ici nous allons poser une question très simple “qui êtes vous” avec pour objectif d’avoir environ 40% du groupe qui réponde. Ce “tour de table” permet de se présenter, d’aider le plus grand nombre à contribuer une première fois et à donner un sentiment qu’il y a du monde dans le groupe.

Un autre intérêt de commencer par une discussion très simple et où les esprits ont peu de chance de s’échauffer, est de donner dès le départ des bonnes habitudes en incitant en particulier les contributeurs à faire des messages courts.

Prévoyez d’abord quelques complices… Les participants ont d’autant plus de chance de se mettre à répondre à votre première question (simple) que d’autre l’ont fait avant eux. Pour “amorcer la pompe”, vous pouvez choisir une dizaine de “complices” à qui vous allez écrire en direct en dehors de la liste ou du groupe facebook (vous pouvez utiliser le même texte de mail pour tous les complices mais envoyé à chacun individuellement. Vous le personnaliserez en ajoutant leur prénom au début, afin qu’ils se sentent plus concernés). Vous allez leur demander de se présenter dans le groupe dans les heures qui suivent l’envoie de votre premier mail qui lancera le tour de table. Ainsi, vous aurez rapidement plusieurs réponses sur la liste. Avec une petite dizaine de réponses, cela donne une impression de “beaucoup” de réponses (sans être trop) et incite les autres participants à se présenter à leur tour.

Le premier mail d'invitation à se présenter est également l'occasion de proposer des règles simples et courtes pour le fonctionnement du groupe qui sont facilement acceptables par tous et qui permettront ensuite d'être légitime pour faire des remarques à des contributeurs qui ne les respecteraient pas.

C’est parti !

Une fois que vous avez dépassé la centaine de participants et effectué le premier tour de table ayant permis au maximum de personnes de parler, le groupe est maintenant prêt au travail. Souvent de nouvelles personnes continuent de se présenter alors que les véritables échanges ont commencé. Cela est normal, au fur et à mesure que les participants voient que de plus en plus de personnes se présentent et contribuent, il y a une certaine pression qui les incite à se présenter à leur tour. D'autres ne se présenteront pas. Il est important alors dans les messages d'animation de faire comprendre que l'on ne doit pas se sentir coupable de ne pas avoir participé (dans un grand groupe, la non participation est la norme), mais que ceux qui veulent apporter une idée, même simple et à n'importe quel moment, sont les bienvenus, qu'ils aient contribué auparavant ou non.

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