Pour faire avancer les choses : dépasser les limites de l’approche modulaire

Le monde n’est pas tout blanc ou tout noir. Un outil unique monolithique a aussi des avantages : il permet une cohérence entre l’ensemble des fonctionnalités. Pourtant à bien y regarder, beaucoup des relations entre les différentes fonctionnalités se limitent à intégrer les résultats de l’une dans une page de l’autre (ce que l’on peut faire avec des technologies simples telles que les “widgets” ou de façon moins efficace avec des “iframes”). Parfois même les relations se limitent à un simple lien pour accéder à une fonctionnalité depuis une autre. Il y a cependant une information qu’il peut être utile de partager entre les différents outils : l’identification et l’authentification de l’utilisateur.

Faut-il alors choisir entre modularité et identification ? Faut-il imposer pour chaque outil une nouvelle inscription ? A défaut d’une solution plus complète, nous avons fait le choix dans Coop-group de rester modulaire et de n’imposer qu’une seule inscription : celle à la liste de discussion. Tous les autres outils peuvent être utilisés sans inscription. Cela est vrai même pour le wiki de l’espace de partage, les pages de traitement de texte pour les actions en cours ou encore pour l’outil de visio (il suffit de donner un pseudo quand on arrive). Cela est peut être moins satisfaisant pour l’esprit, mais terriblement efficace pour faire gagner du temps aux animateurs comme aux participants et abaisser la barrière à l’entrée. Être identifié sur ces différents outils serait pourtant très utile, mais pas au point de réduire les actifs en leur imposant plusieurs inscriptions ou bien de devoir financer un lien spécifique entre chacun des outils.

Il existe cependant une solution : permettre aux différents outils d’échanger des informations d’identification et d’authentification. On parle de SSO (Single Sign On ou authentification unique). Certains de ces systèmes sont développés spécifiquement pour un ensemble d’outils (mais limitent par défaut leur nombr). D’autres comme Google Connect ou Facebook Connect permettent de s’identifier facilement sur de très nombreux outils mais sont liés à une société (dont le modèle économique repose sur la valorisation de votre profil…).

Je lance un nouveau défit aux développeurs : développer un SSO ouvert, indépendant des fournisseurs, simple à utiliser mais aussi à intégrer dans un outil quelconque, et surtout de réussir à l’imposer sur un nombre suffisant d’outils libres pour inciter d’autres fournisseurs d’outils à l’utiliser. Il existe déjà quelques briques de base telle qu’OpenID, mais il reste du chemin pour en faire une fonctionnalité simple et surtout largement diffusée.

Exercice : la formation du griot, bloggeur, journaliste ou community manager

Installer un outil de diffusion d’information nécessite des compétences simples mais tout de même nécessaires, n’hésitez pas à vous faire aider par des personnes autour de vous qui ont cette compétence. Une fois cela fait, l’écriture d’articles nécessite très peu de compétences techniques.

Si le journalisme est un métier, c’est qu’il n’est pas évident d’écrire un BON article. Sans chercher à faire de vous un professionnel, vous pouvez cependant vous poser quelques questions :

• Votre article d’information peut-il tenir sur un seul paragraphe (deux maximum) ?

• Avez-vous pensé aux QQOQCCP : Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi ?

• Le vocabulaire et le niveau d’information est-il adapté au public concerné ?

• Avez vous trouvé un titre percutant et plein

Pour en savoir plus : quel outil pour se réunir à distance ?

[Note à supprimer dans la version définitive : cet encadré qui était dans la première partie au  chapitre 5 “des rencontres pour booster les plus actifs” à été déplacé ici pour faciliter le choix d’outil au moment où il doit être fait. Il et a été largement réécrit pour prendre en compte des informations supplémentaires]

Pour réunir une communauté à distance, il faut lui imposer le minimum de contraintes, sinon on risque de ne toucher que les plus proactifs (quelques pour-cent). Par exemple, évitons d’obliger à télécharger une application spécifique que tout le monde n’a pas par défaut sur son ordinateur…

L’outil idéal pour des rencontres à distance sur internet sera :

• de préférence gratuit et idéalement en logiciel libre ;

• si possible utilisable sur ordinateur, smartphone et tablette et même dans l’idéal pouvant accepter des participants par téléphone ;

• n’imposant aux utilisateurs ni téléchargement, ni inscription préalable ;

• fiable mais ne nécessitant pas de disposer d’un très haut débit ;

• permettant des rencontres à distance au moins jusqu’à 25 ou 30 personnes ;

• chaque utilisateur doit pouvoir rejoindre la réunion à distance à partir d’un simple lien, sans nécessiter que l’organisateur de la rencontre ait à l’inviter au préalable ;

• si en plus l’outil permet d’intégrer un système de prise de note (comme un pad) et qu’il permet le partage d’écran, alors c’est le grand bonheur !

Plusieurs outils existent sur l’internet mais sont limités. Beaucoup comme Skype de Microsoft ou Hangout de Google obligent à inviter chacun individuellement à la rencontre à distance (ils sont par contre assez bien adaptés aux rencontres limitées des groupes  projets où l’on a au plus une dizaine de personnes à inviter). Le nouveau standard : Web RTC permet d’organiser des conférences en audio ou en visio sans rien à télécharger, simplement en rejoignant une page web. Mais s’il fonctionne sur plusieurs navigateurs (Chrome, Firefox, Opera), au moment où j’écris ces lignes (mi-2016), il n’est pas encore opérationnel sur Internet explorer qui est fourni de base avec Windows ni sur Safari, fourni de base avec les Macs. Il semble par ailleurs qu’il a du mal à permettre des rencontres à distance en visio avec beaucoup de participants. Il existe également des outils dédiés à la vidéoconférence comme ceux de Polycom, mais chaque membre de la communauté devrait acquérir un matériel spécifique pour pouvoir participer. Ils disposent parfois d’applications utilisables pour se connecter depuis un ordinateur à certains des réseaux de vidéoconférence, mais elles nécessitent un téléchargement.

En attendant, nous utilisons souvent Flashmeeting de l’Open University : jusqu’à 30 participants, pas d’application à télécharger, une prise en main très simple et efficace (une seule personne parle à la fois), et il fonctionne même avec une connexion à bas débit. Flashmeeting n’existe actuellement que sur peu de serveurs et nécessite un compte pour réserver des réunions (mais pas pour y participer). C’est actuellement une bonne alternative.

Il existe également d’autres possibilités de se réunir à distance, sans la vidéo, par le son et/ou le texte :

• La réunion téléphonique est un des outils les plus anciens et les plus simples pour échanger de façon synchrone à distance. Cependant lorsque la réunion concerne plusieurs pays, le coût pour les participants peut être élevé. Certains outils de réunion téléphonique proposent des numéros dans plusieurs pays, mais cela reste limité.

• Les serveurs de “voix sur IP” sont souvent utilisés pour échanger à plusieurs par les adeptes du jeu vidéo en réseau. On trouve par exemple Mumble (en libre), ou encore Team Speak et Ventrillo (logiciels propriétaires). Ils sont en général très performants (les joueurs ont besoin d’être réactifs…) mais nécessitent que les participants téléchargent un logiciel ;

• N’oublions pas non plus les chats ! Les chats permettent d’échanger à plusieurs par écrit. Il existe de nombreux outils de chat sur internet dont certains n’imposent pas de créer un compte. Les pads qui permettent d’écrire ensemble sur un même document disposent également souvent d’un chat, les deux outils étant très complémentaires. Il existe également des outils de chat sur smartphone (qui permettent également d’échanger en audio ou en visio mais seulement deux à deux) tels que Whats App ou  Viber, ceux-ci doivent être téléchargés et ils sont incompatibles entre eux alors que tout le monde n’utilise pas le même outil …

Exercice : la formation de l’organisateur de rencontre

L’organisateur de rencontres (“convenor” en anglais) n’est pas forcément l’animateur de toutes les rencontres (“chairman” en anglais). Il aura avant tout la tâche de faire en sorte qu’une rencontre en présentiel ou à distance soit organisée régulièrement. Ce rôle peut être rempli par le facilitateur, le leader, ou bien un participant du groupe.

L’organisateur aura besoin de quelques compétences simples pour organiser les rencontres et éventuellement conseiller l’animateur de la rencontre :

• connaître les outils de sondage en ligne et savoir les utiliser ;

• savoir ajouter une date sur le calendrier et savoir également la modifier si nécessaire ;

• éventuellement savoir gérer les décalages horaires ;

• connaître les différentes phases d’une rencontre pour proposer un ordre du jour ou aider l’animateur à le faire ;

• connaître quelques méthodes d’animation participatives pour conseiller l’animateur de la rencontre ;

• savoir mettre en place un système de prise de notes collective (par exemple un pad) et savoir s’en servir ;