Exemple : Cyou1, Passer d’un grand carnet d’adresses à un écosystème de groupes

Plusieurs très grandes communautés qui comprennent entre 10000 et 100000 membres sont en fait de simples carnets d’adresses composé de personnes qui se sont inscrites à cette communauté, ce qui permet juste de leur envoyer régulièrement des lettres d’informations et parfois d’avoir quelques commentaires en retour. Mais dans ce type de très grande communauté, il y a souvent malheureusement  peu d’échanges entre les membres eux-mêmes. En effet les communautés actives rassemblant plusieurs projets telles que nous les avons décrites, si elles fonctionnent bien à partir d’une centaine de membres, se limitent souvent à un ou quelques milliers de membres. Lorsque la communauté est trop grande, la plupart des membres se sentent “noyés” et le pourcentage de proactifs et réactifs chute fortement.

Il est donc bien plus intéressant de structurer ce très grand nombre de personnes (entre 10000  et 100000 environ) comme un écosystème de groupes collaboratifs (composés eux-mêmes entre 100 et 1000 environ) qui échangent entre eux.

Cap Science est un musée de sciences, technologies et innovation à Bordeaux. Il avait rassemblé un très grand nombre de personnes qui, après avoir visité le lieu, souhaitaient continuer de pouvoir échanger. Ils se sont donc inscrit à une communauté nommée Cyou. Par ailleurs, la mission des musées évolue et le spectateur qui était auparavant passif pour “visiter des expos”, souhaite de plus en plus être actifs. Au-delà de quelques animations interactives, cela peut aussi se faire en utilisant la compétence en pédagogie du musée pour aider le public à créer des contenus (ici de la science) et développer des projets avec certains visiteurs qui ainsi s’impliquent. Le musée peut même choisir de présenter certains résultats dans ses expositions, permettant à une part de ses visiteurs d’avoir un rôle plus actif et plus impliquant.

Cap Science a ainsi mis en place deux initiatives :

• un lieu (le 127°) afin de permettre aux visiteurs de se rencontrer et de développer des projets (il comprend entre autre un fab lab pour la fabrication numérique et un living lab pour le développement de nouveaux services) ;

• un groupe noyau (cyou1 ainsi appelé car il s’agit du premier groupe de Cyou qui devrait se transformer progressivement en écosystèmes de groupes collaboratifs autour des sciences) ;

Obtenir une centaine de membres pour démarrer Cyou1 a été assez simple : une annonce dans la lettre d’information de Cyou a permis de toucher beaucoup de monde. Quelques pourcent intéressés ont suffit pour avoir le nombre minimum de personnes (la croissance se fait ensuite naturellement et aujourd’hui, deux ans après, le groupe comprend près de 400 membres). Le groupe a mis en place un canal d’information (une page facebook), des rencontres régulières (tous les deux mois), des discussions entre les rencontres (une liste de discussion) et un espace de partage (http://coop-group.org/cyou1 en ligne mais aussi le 127° pour un espace de patage en présentiel).

Les rencontres ont permis de faire émerger des projets collectifs ouverts et un premier facilitateur se charge de les suivre. Aujourd’hui ce sont 5 projets qui se développent :

• Astronomie sensorielle pour découvrir l’espace avec tous les sens (en particulier le système solaire, une comète et la voie lactée “à toucher” pour les aveugles) ;

• Exolife qui imagine la vie extraterrestre dans les exoplanètes avec les contraintes scientifiques (présentée sous la forme d’affiches pour agence de voyage) ;

• Tentatives, un podcast d’analyse scientifique de films de sciences fictions (Dune, Elysium, la mouche, Looper, Avatar, Gravity, Troll hunter, Interstellar…);

• Imagine Life pour découvrir la biologie de synthèse et débattre de ses enjeux (sous forme d’émission vidéo présentant un projet concret et les questions qu’il pose) ;

• Jeux et lumière hologramme pour créer des hologrammes avec un simple smartphone (bluffant…)

Astronomie sensorielle et Imagine Life sont même en train de devenir progressivement des communautés complètes. Le petit noyau de départ cristallise pour se transformer progressivement en écosystème de groupes collaboratifs en touchant un pourcentage toujours plus grand du carnet d’adresse Cyou.

Exemple : le syndrome des fédérations d’associations

J’ai travaillé dans les années 1990 avec plusieurs fédérations d’associations nationales (je ne vous dirait pas lesquelles car je vais plutôt présenter leurs problèmes que leurs bons cotés à des fins pédagogiques…)

Une fois, il s’agissait de développer des groupes thématiques entre les associations nationales membres de la fédération ; une autre fois il s’agissait de mettre en réseau ces fédérations européennes. A chaque fois s’est posé le même problème : les personnes actives au niveau national avaient peu de temps pour faire vivre les échanges au niveau de la fédération. Ceux au contraire qui avaient été beaucoup moins bons et avaient “planté” leur association avaient beaucoup plus de temps disponibles et étaient très volontaires pour “passer au niveau fédéral”. Leur association nationale existait toujours mais plus rien ne s’y passait. Lorsqu’il s’est agit de mettre en réseau des fédération d’associations nationales, j’ai pu également découvrir que des fédérations complètes n’étaient plus représentées que par une seule personne : les associations nationales avaient souvent disparues depuis longtemps ou étaient totalement inactives, mais un président était toujours là comme représentant de l’ensemble des associations nationales et il avait beaucoup de temps pour participer aux rencontres “à haut niveau” entre fédérations…

Une prime à ceux qui savent le moins développer une dynamique collective ? En tout cas il vaut mieux considérer les niveaux dits “supérieurs” comme un simple moyen de faire connaître et de mettre en réseau les initiatives développées par les porteurs de projets qui sont les véritables créateurs de valeur.

Exemple : Innov Africa, une rencontre pour favoriser les liens entre les groupes

Les rencontres Innov Africa permettent depuis 2009 aux innovateurs d’Afrique et du reste du monde d’échanger entre eux. Cela a permis de développer progressivement des groupes dans plusieurs pays d’Afrique francophone (Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cote d’Ivoire, Gabon, Mali, Mauritanie, Niger, Sénégal, Togo).

Lors de la naissance de nouveaux groupes territoriaux, les créateurs ont en général rencontrés à Innov Africa les membres des autres groupes. Certains de ces derniers  s’inscrivent naturellement dans le groupe du nouveau pays. L’entraide s’est aussi développé... pas toujours des groupes les plus avancés vers les nouveaux d’ailleurs, mais aussi l’inverse !. Cela parfois au prix de deux jours de car, juste pour s’entraider et se revoir…

Outre les groupes territoriaux, il y a de nombreuses thématiques abordées lors des forums Innov Africa (falabs, tiers lieux, santé, énergie, cartographie, applications mobiles, etc.). Là aussi les échanges sont nombreux, aussi bien entre les membres d’un même groupe thématique venus de partout (Afrique, Europe, Canada, etc.) qui profitent de l’occasion pour se rencontrer ; mais aussi entre membres de groupes différents. Pour prendre un exemple Tidiane Ball, un médecin malien qui avait développé un site pour trouver les lieux de santé les plus proche, à découvert au forum Innov Africa 2012 à Dakar au Sénégal, un ensemble de développeurs qui créent des passerelles entre le web et des serveurs téléphoniques vocaux ou SMS (Emerginov). Quelques temps plus tard est né une nouvelle application qui permet à toute personne qui dispose d’un simple téléphone de trouver les lieux de santé les plus proches de là où il se trouve. Les exemples de ce type sont nombreux. Non seulement grâce à cette rencontre en présentiel, mais aussi parce que plusieurs participants de chaque communauté participent à d’autres.

Pour en savoir plus : une base de donnée plutôt qu’une plate-forme unique

Dans le cadre de l’écosystème coop-group, certains groupes ont souhaité des outils que nous avions mis en place (wiki pour les espaces de partages, liste mail pour les discussions en ligne, outils de visio pour les rencontres à distance et même un catalogue de projets stimulants…). D’autres ont souhaité avoir (ou conserver) leur site avec des outils parfois différents.

Nous avons donc développé une base de donnée qui permet non seulement de créer automatiquement une page pour l’écosystème (afin de mettre à disposition des information sur chaque group) mais aussi de générer automatiquement un wiki pour ceux qui le souhaitent avec par défaut un certain nombre d’éléments préconfigurés grâce à la base de données (tous étant modifiables). Techniquement, l’écosystème coop-group n’est donc :

1. qu’une simple base de donnée sur les groupes qui acceptent d’en faire partie (tout en pouvant tout à fait participer à un autre écosystème également),

2. des outils proposés pour les différentes activités du groupe, que chacun peut choisir d’utiliser ou non

3. et enfin une page qui permet d’accéder aux différents groupes : http://coop-group.org/

Les informations recueillies pour chaque groupe sont les suivantes (elles suivent bien sûr les différents conseils donnés dans ce livre). Suivant les groupes, certaines de ces informations n’existent pas ou ne sont pas pertinentes, très peu sont donc obligatoires.

Les 4 seules informations obligatoires :

• le nom du groupe ;

• une description courte en une ligne ;

• le type de groupe : thématique, territorial ou groupe support (comme anim-fr, les helpers ou kaleidos-coop) ;

• un nom court utilisé pour les adresses web et mail (sans espace) ;

Des informations complémentaires sur le groupe :

• une description plus complète en un ou deux paragraphes ;

• des mots clés pour le groupe ;

• une liste de partenaires éventuels du groupe (avec un logo et un lien) ;

• un pays ou une région (pour les groupes territoriaux) ainsi que le positionnement sur une carte ;

• le nombre de membres (pour l’instant, à défaut d’être automatisé, il se met à jour à la main de temps en temps, mais au moins, donne un ordre de grandeur...) ;

• un bandeau (une image de 1920X160) ;

• Le niveau d’activité du groupe (en préparation, actif, ou archivé pour les groupes arrêtés) ;

Et enfin des liens vers les différents services du groupe

• La page d’accueil du groupe (qui peut intégrer plusieurs des services ci-dessous) ;

• La page d’information  (par exemple sur Facebook, blog ou twitter) ;

• La page des rencontres (avec un calendrier et éventuellement un espace de rencontre en ligne) ;

• La page pour les discussions en ligne entre les rencontres  (le plus souvent les archives de la liste mail) ;

• La page des actions et projets en cours (qui mène à l’espace de partage pour chaque projet) ;

• La page des ressources (pour les liens vers les contenus plus finalisées qui peuvent être utiles également pour les non membres) ;

• Une page pointant vers une liste de projets stimulants (nous disposons d’un catalogue de projets en ligne) ;

• La page d’inscription… et de désinscription (parfois l’inscription n’est nécessaire que pour la liste de discussion, d’autre fois elle peut servir pour plusieurs services) ;

• La liste des membres ;

• La page administration (elle pointe par exemple vers la fiche de description du groupe et vers le document de suivi des projets) ;

• La page de suivi des projets et actions en cours pour le ou les facilitateurs  ;

Les mots clés associés au groupe permettent de plus, d’utiliser la même base de donnée pour plusieurs écosystèmes de groupes. Il suffit par exemple d’ajouter le mot clé “cyou” dans les groupes de cet écosystème pour pouvoir faire très facilement une page regroupant tous les groupes de l’écosystème Cyou. Cette page peut être intégrée dans un site approprié grâce à la technique des “iframes” ou des “widgets”.

Exemple : comment meurt une activité

Dans une communauté en ligne thématique très internationale, un des membres à proposé de se retrouver tous les mois pour une réunion en ligne qu’il organisait. Ces rencontres marchaient très bien et permettaient de nombreux échanges de savoir faire entre les participants. L’organisateur, bien que très actif et très sollicité par ailleurs, trouvait le temps une fois par mois de lancer un sondage pour trouver une date.

Un jour, la date prévue n’a pas été possible pour une raison probablement toute bête que tout le monde a oubliée depuis. pris par de nombreuses autres activités, l’organisateur a oublié de relancer un nouveau sondage et ces rencontres à distance se sont arrêtées, malgré tout leur intérêt…

L’action du facilitateur est justement, au sein du groupe de relancer le porteur d’une action pour que celle-ci ne s’arrête que si on en a fait le choix volontaire. Mais que se passe-t-il si le facilitateur lui-même, pour une raison quelconque interrompt son suivi  régulier et, pris par d’autre choses, oubli de le reprendre ? L’action du “helper” au sein de l’écosystème est justement de relancer les facilitateurs pour qu’ils continuent leur suivi tant qu’il n’a pas fait le choix d’arrêter et de passer la main...

A retenir : mutualiser l’entraide au-delà de la communauté

Les communautés, tous comme les projets collectifs et les personnes tirent un grand bénéfice à échanger avec d’autres et à mutualiser leurs efforts. C’est tout l’intérêt du passage à l’échelle avec les écosystèmes de communauté.

La mise en réseau de communautés au sein d’un écosystème n’est pas une fin en soi mais plutôt un moyen pour faciliter l’entraide, l’échange, la circulation des bonnes idées ainsi que le passage à l’échelle grâce à la mutualisation et la reproduction des meilleurs idées. L’écosystème doit rester peu structuré et respecter l’identité des communautés qui le rejoignent (et qui peuvent d’ailleurs très bien participer à plusieurs écosystèmes…). L’écosystème peut proposer trois choses pour faciliter les échanges entre les communautés :

• Un groupe “noyau” pour permettre aux facilitateurs et aux personnes les plus actives des groupes de s’entraider et de monter en compétence collectivement ;

• Un groupe de personnes maîtrisant la méthodologie collaborative (appelé “les helpers” dans Coop-group) pour aider les animateurs à mettre en place ou réorganiser leur groupe et ensuite pour les aider à identifier les manques dans les activités du groupe ;

• Un espace pour présenter à tous les autres communautés afin de favoriser l’inscription à plusieurs communautés  de certains des membres et ainsi faciliter naturellement les échanges entre elles ;

D’autres  groupes peuvent même faciliter les échanges non seulement entre des communautés mais également entre des écosystèmes de communautés . Deux ont émergés et se sont ouverts progressivement pour faciliter une mise en réseau des écosystèmes de groupes :

• La communauté Anim-fr qui rassemble des acteurs francophones de l’animation de projets collectifs, de communautés et d’écosystèmes :

• La communauté Kaleidos-coop qui rassemble ceux qui développent des services pour les communautés : logiciels et services en lignes, formation à la coopération, accompagnement économique...