Combien on est et à quoi çà sert ?

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Tout le monde ne participe pas à toutes les rencontres que peut organiser une communauté. Certains ont des empêchements ou bien sont éloignés et ont plus de mal à venir participer. Suivant le niveau d’implication de chacun, la priorité qui est donnée à la communauté n’est pas la même. On retrouve fréquemment le même pourcentage de participation que les réactifs (soit 10 à 20% des inscrits). Cela peut être moins pour des réunions de travail (on peut se retrouver alors plutôt dans la configuration d’une équipe projet) ou plus pour les rencontres exceptionnelles.


Les rencontres ne concernent donc pas toute la communauté, elles réunissent cependant une bonne part des plus actifs (même si comme nous l’avons vu, ce ne sont pas des personnes qui sont actives ou réactives, mais un rôle pris par une personne par rapport à une communauté à un moment donné). Se retrouver ensemble permet de voir que l’on n’est pas le seul actif, les rencontres sont un véritable moteur pour motiver les actifs. Grâce à leur temps limité et aux interactions nombreuses, elles permettent également d’accélérer l’avancement des projets.


Présentiel et à distance

Nous pouvons définir une rencontre comme un moment où une partie de la communauté (ou bien une équipe projet) se retrouve de façon synchrone un jour et une heure fixée pour une durée limitée.


Nous cherchons une communauté la plus vaste possible. Celle-ci peut être centrée sur un territoire (et dans ce cas il est souvent plus facile de se retrouver) ou sur une thématique. Dans ce cas, la communauté peut ne pas avoir de limite géographique. Il n’est alors probablement pas possible ou trop coûteux alors de se réunir trop souvent dans un lieu. Heureusement la technologie nous permet aujourd’hui de nous réunir à distance.


Si les réunions en présentiel sont généralement plus impliquantes, une communauté devra trouver le bon ratio avec les réunions à distances :

  • Une communauté territoriale se réunira principalement en présentiel mais pourra organiser de temps en temps une réunion à distance pour permettre à ceux qui sont éloignés de participer

  • Une communauté thématique utilisera probablement plus facilement des rencontres à distance, mais pourra organiser une réunion en présentiel par exemple une fois par an pour permettre au moins à quelques membres très impliqués mais éloignés de se rencontrer physiquement


Pour en savoir plus : quel outil pour se réunir à distance ?


Pour réunir une communauté à distance, il faut lui imposer le minimum de contraintes, sinon on risque de ne toucher que les plus proactifs (quelques pour-cent). Par exemple, évitons d’obliger à télécharger une application spécifique que tout le monde n’a pas par défaut sur son ordinateur ou son téléphone…


La réunion téléphonique est un des outils les plus anciens et les plus simples pour échanger de façon synchrone à distance. Cependant lorsque la réunion concerne plusieurs pays, le coût pour les participants peut être élevé. Certains outils de réunion téléphonique proposent des numéros dans plusieurs pays, mais cela reste limité.


Plusieurs outils propriétaires sur internet permettent de faire des réunions audio et même en visio sans nécessiter de coûts supplémentaires : Skype de Microsoft, Hangout de Google... Mais ces outils ne permettent que rarement des réunions à plus de dix et nécessitent souvent de télécharger une application sur son ordinateur, son smartphone ou sa tablette, ce qui est une forte limitation lorsque l’on n’est pas dans un petit groupe fermé mais que l’on invite une communauté diversifiée. Les utilisateurs à l’exception peut être des quelques pourcents de proactifs, ne sont pas souvent prêts à télécharger encore un outil supplémentaire.


Il existe des outils dédiés à la vidéoconférence comme ceux de Polycom, mais cette fois c’est un matériel spécifique que devrait acquérir chacun des membres de la communauté pour pouvoir participer. Il existe des applications utilisables pour se relier depuis un ordinateur à certains des réseaux de vidéoconférence, mais de nouveau cela nécessite que chacun les télécharge.


La solution devrait venir d’un nouveau standard : Web RTC. Celui-ci permet d’organiser des conférence en audio ou en visio avec peu de limitations, sans rien à télécharger, simplement en rejoignant une page web depuis son navigateur. Ce nouveau standard fonctionne avec plusieurs des navigateurs internet courants (Chrome, Firefox, Opera) mais au moment ou j’écris (janvier 2016), il n’est pas encore opérationel sur Internet explorer qui est fourni avec Windows (bien que des annonces devraient permettre d’accéder à WebRTC par skype en ligne sans téléchargement), ni sur Safari, fourni de base avec les Macs. A suivre donc.


En attendant, nous utilisons souvent Flashmeeting de l’open University : jusqu’à 30 participants, pas d’application à télécharger, une prise en main très simple et efficace (une seule personne parle à la fois), et il fonctionne même avec une connexion à bas débit. Flashmeeting n’existe actuellement que peu de serveurs et nécessite un compte pour réserver des réunions (mais pas pour y participer). C’est actuellement une bonne alternative en attendant WebRTC.


N’oublions pas non plus les chats ! Les chats permettent d’échanger à plusieurs par écrit. Il existe de nombreux outils de chat sur internet dont certains n’imposent pas de créer un compte. Les pads qui permettent d’écrire ensemble sur un même document disposent également souvent d’un chat, les deux outils étant très complémentaires (voir plus loin, la partie sur la prise de notes). Il existe également des outils de chat sur smartphone (qui permettent également d’échanger en audio ou en visio mais seulement deux à deux) tels que Whatsup ou  Viber, mais ceux-ci doivent être téléchargés et tout le monde n’utilise pas le même…

Se rencontrer régulièrement


Que l’on se rencontre en présentiel ou à distance, ces moments synchrones sont importants pour la vie de la communauté, même si tout le monde n’y participe pas. Il est bon de prévoir ces rencontres régulièrement et de les plannifier à l’avance pour faciliter la participation. Certaines communautés se réunissent mensuellement, d’autres plus souvent ou moins souvent. A vous de choisir (idéalement en demandant l’avis de la communauté) le bon rythme en présentiel et à distance.


Les participants aux projets ouverts de la communauté peuvent également se réunir de leur coté (souvent en présentiel) en plus des rencontres qui concernent l’ensemble de la communauté. Il faut dans ce cas, ne pas oublier d’indiquer ces dates au reste de la communauté afin de permettre à d’autres personnes de venir s’impliquer dans les projets.


Pour en savoir plus : trouver une date et une heure qui convienne au plus grand nombre


Se réunir c’est aussi trouver une date et une heure commune. Cette tâche qui était assez consommatrice en temps jusqu’à présent s’est énormément simplifiée grâce aux outils très simple pour créer un sondage en ligne. Il existe en particulier l’outil libre https://framadate.org/ (mais qui malheureusement ne gère actuellement pas les décalages horaires) ou encore l’outil propriétaire http://doodle.com/.

Pour en savoir plus : le casse-tête des décallages horaires


Si la réunion se passe à distance avec plusieurs pays, faites bien attention aux fuseaux horaires. Des sites comme http://www.horlogeparlante.com/horloge-mondiale.html peuvent vous aider.


Attention car ces sites indiquent en général l’heure actuelle. Le décalage horaire entre les pays varie en fonction des dates différentes utilisées pour l’heure d’été.

  • entre le deuxième et le dernier dimanche de Mars : les Etats Unis et le Canada sont déjà en heure d’été et l’Europe encore en heure d’hiver (sans compter l’Australie qui change d’heure le 3ème dimanche  d’avril et l’autorité palestinienne le 3ème vendredi d’avril, ou encore le Brésil qui passe en heure… d’hiver le 3ème dimanche de février sauf si cette date coïncide avec celle du carnaval !)

  • entre le dernier dimanche d’octobre et le premier dimanche de novembre : les Etats Unis et le Canada sont encore en heure d’été alors que l’Europe est déjà repassée en heure d’hiver (sans compter l’Australie qui change le premier dimanche d’octobre, ou même la jordanie qui passe en heure d’hiver le dernier jeudi de septembre…)


Personnellement, je m'abstiens à cetaines dates d’organiser une réunion à distance internationale : entre le deuxième et le dernier dimanche de mars et entre le dernier dimanche d’octobre et le premier de novembre. Cela n’évite pas toutes les difficultés mais en évite pas mal ! (le Maroc fixe des dates différentes tous les ans… sans compter certains territoires des Etats Unis ou du Canada qui n’utilisent pas l’heure d’été...)


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Pour vous consoler, sachez qu’une grande partie des pays d’Afrique, d’Amérique du Sud et d’Asie ne changent pas d’heure dans l’année : en rouge pour ceux qui n’ont jamais eu d’heure d’été et en orange pour ceux qui ont laissé tombé (image Wikipedia).

Prendre des notes : barbant ou amusant…

Lors d’une réunion il se dit des choses très intéressantes grâce aux contributions des uns et des autres. Il s’y décide également des choix et des actions qu’il sera nécessaire de suivre. Mais prendre des notes est un exercice souvent barbant. Il faut souvent être soit salarié soit très motivé pour le faire... Quant à lire le compte rendu, cela est souvent ennuyeux et il est difficile de s’y mettre si on n’y est pas contraint.


Mais prendre des notes peut également être amusant lorsque cela se fait en commun. Il est difficile d’être tous ensemble devant un tableau blanc, mais il existe des outils en ligne très simples qui permettent d’écrire sur le même document : les pads (chaque participant a une couleur d’écriture différente). Chacun complétant ce qui est noté par les autres le résultat est spectaculairement efficace… et l’exercice assez amusant. Les pads peuvent être utilisés pour les réunions à distances bien sûr mais également dans les réunions en présentiel (à condition d’avoir internet ou au moins un serveur local). Essayez et vous ne pourrez plus vous en passer !


Cette fois vous avez des notes plutôt complète, mais cela n’en fait pas un compte rendu facile à lire, en particulier pour ceux qui n’ont pas participé à la réunion. Il vous faut encore résumer les choses importantes et en tirer les actions à suivre. Vous pouvez utiliser la technique du rapport d’étonnement, qui nous vient du Japon : plutôt que de chercher un compte rendu exhaustif, mettez simplement les quelques éléments qui vous ont le plus étonnés dans ce qui s’est dit : ce qui vous a intrigué, stimulé, énervé, amusé… Il est très probable que ce qui vous a étonné, soit aussi ce qui intéresse le plus les autres dans ce qu’ils faudra retenir de la réunion. Vous pouvez également faire un rapport d’étonnement collectif en fin de réunion et l’ajouter en début de pad avec les actions à suivre.


Exercice collectif : un pad pour une petite expérience irréversible


Profitez d’une réunion pour proposer un pad (de préférence une réunion en présentiel pour la première fois). Cela peut être une rencontre d’une communauté dans laquelle vous êtes actif, mais aussi une simple réunion professionnelle, associative, voire familiale ou amicale, etc. dans laquelle on souhaite débattre d’un ou plusieurs sujets (il faut également que l’internet soit disponible et que plusieurs des participants aient un ordinateur ou une tablette).


  1. Allez sur http://framapad.org/, choisissez un nom simple pour votre réunion et une durée de conservation du pad (si vous exportez vos notes collectives à la fin de la réunion, un jour peut bien suffire). Vous arrivez alors sur une page, par exemple : https://quotidien.framapad.org/p/mongroupe1 ;

  2. Donnez l’adresse de ce pad aux participants. Vous pouvez également effacer  le texte de bienvenue et ajouter un titre à votre réunion et une date ;

  3. Chacun peut prendre des notes. Pas besoin d’expliquer comment, il suffit de savoir se servir d’un traitement de texte… Vous pouvez indiquer simplement qu’il vaut mieux éviter d’effacer le texte d’un autre ou bien demander avant de le faire, si celui-ci est redondant ou déjà à un autre endroit ;

  4. 15 minutes avant la fin de la réunion, demandez aux participant ce qui les a le plus étonné ou intéressé dans les échanges et ajoutez le en début de pad pour qu’il soit lu même par ceux qui ne liront pas tout le reste. Vous pouvez également y ajouter un plan d’action (qui, quoi, quand) ;


Il ne vous reste plus qu’à  exporter le pad dans le format que vous souhaitez pour le conserver, le diffuser à l’ensemble de la communauté et le mettre à disposition quelque part.


Une fois que votre groupe a pu faire cette expérience, vous pouvez recommencer en proposant à chacun d’indiquer son prénom (icone avec plusieurs personnes tout en haut à droite) et même utiliser le chat (tout en bas à droite).

L’organisateur des rencontres


Une difficulté est… de ne pas oublier de fixer une prochaine rencontre ! L’idéal est de fixer la prochaine date d’une fois sur l’autre mais tout le monde ne participe pas aux réunions et il est souvent préférable de faire le choix avec l’ensemble de la communauté. Il faut donc penser à chaque fois que nécessaire de lancer un sondage auprès de la communauté et d’en faire savoir le résultat avec le jour et l’heure de la ou des prochaine(s) rencontre(s).


Le vocabulaire anglais est particulièrement riche en ce qui concerne les réunions. Il distingue par exemple celui qui a pour responsabilité de fixer la date et d’inviter les participants (“convenor”) de celui qui anime la réunion (“chairman”). Dans notre cas, il est important de savoir qui prend en charge le fait qu’il y ait des rencontres régulières (l’équivalent du “convenor”) : un leader, le facilitateur, l’animateur de la réunion, une autre personne ? Il n’est pas impossible d’avoir plusieurs personnes pour cette tâche, mais comme tout projet, il est souvent utile d’avoir un référent. Le facilitateur qui suit déjà l’avancement des différents projets, pourra s’assurer qu’une prochaine date est bien fixée, même si ce n’est pas lui qui lance le sondage puis l’invitation.


Les différents moments de la rencontre


Outre les différents éléments de votre ordre du jour il est bon de prévoir deux périodes particulières en début et en fin de rencontre.


Au début de la rencontre, il peut être bon de prendre un quart d’heure (plutôt une demi heure sur une rencontre à distance) pour lancer la dynamique. Un premier tour de table permet à chacun de s’exprimer une première fois (et de vérifier si son micro marche bien lors d’une rencontre à distance...). Cela facilite la prise de parole par tous par la suite. On parle de “brise glace” (“ice breaking”). Chacun peut se présenter si tout le monde ne se connaît pas (de préférence en donnant simplement son prénom et trois mots clés pour éviter les longs monologues de présentation des plus bavards) ou bien simplement exprimer comment il se sent (on parle de “météo intérieure”, cela permet aussi de savoir dès le début et de mieux l’accepter ensuite, si quelqu’un arrive tendu pour une raison ou une autre).


A la fin de la rencontre, la technique du rapport d’étonnement que nous avons déjà vue permet de synthétiser de façon collegiale ce qu’il faut retenir. On peut y ajouter lorsque c’est pertinent un récapitulatif des actions à faire, afin de s’assurer de l’adhésion de chacun aux actions qu’il devra faire par la suite. Prévoyez au moins 15 minutes.


Entre la phase de démarrage et celle de conclusion, il existe de nombreuses méthodes pour rendre une réunion ou un atelier plus interactif. Le choix d’une méthode dépend entre autre du temps disponible (de moins d’une heure à plusieurs jours…) et de l’objectif à atteindre (créativité, montée en compétence, décisions collectives…). Vous trouverez de nombreuses méthodes sur la “multi boite à outils (multBàO : http://www.multibao.org). Promenez vous dans les différents mots clés de ce site pour découvrir des modes d’animation innovants.


Pour en savoir plus : quelques exemples de méthodes d’animation


Parmi les nombreuses méthodes disponibles sur  :

 

 

Retrouvez tous les épisodes publiés ainsi que d'autres contenus sur http://tinyurl.com/animapproches et échangez sur https://lite6.framapad.org/p/animapproches

(Des exercices, des exemples et des compléments devraient être ajoutés au fur et à mesure)


Rendez-vous le 15 janvier pour le prochain épisode: Des discussions entre les rencontres y compris pour les moins actifs

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Par Jean-Michel Cornu | Avant | 08/01/2016 18:59 | Après | Coopération | aucun commentaire | Lu 2324 fois | Version imprimable