A faire : trouver la date et l’heure pour la première rencontre du noyau

Pour faciliter le sondage de dates, vous pouvez éventuellement demander dès à présent aux plus occupés, s’ils ont des jours d’impossibilité dans les prochaines semaines et également quelles sont les créneaux horaires où ils pourraient se rendre disponibles (en journée, en soirée -à partir de quelle heure ?-, en week-end). Suivant que la communauté se fait dans le cadre du travail ou non, cela pourra influer sur les créneaux horaires.

1. Allez sur https://framadate.org/ (ou http://doodle.com s’il y a des décalages horaires entre vous) ;

2. Sur Framadate, allez sur “créer un sondage spécial dates” (“planifiez un événement” sur Doodle) et entrez un titre (par exemple “première rencontre pour (re)organiser la communauté…”), éventuellement une description et surtout vos nom et courriel (vous pouvez conserver le paramétrage qui suit sans problème ou le modifier si vous préférez). Cliquez sur “Aller à l’étape 2” (ou sur “continuer”) ;

3. Choisissez au moins trois ou quatre dates de préférence pas toutes dans la même semaine (certains peuvent avoir des empêchements sur une semaine complète). Choisissez pour chacune de ces dates si possible au moins deux horaires différents pour prendre en compte les contraintes de chacun (essayez de ne pas dépasser une dizaine de choix en tout). Cliquez ensuite sur “continuer” ;

4. La page suivante récapitule vos différents choix de date possibles (ainsi qu’une date après laquelle le sondage ne sera pas conservé sur Framadate, ce qui est une bonne pratique pour éviter d’encombrer inutilement les serveurs avec des données qu’il n’est pas important de conserver). Choisissez “créer le sondage” ;

5. Vous arrivez alors sur la page d’administration de votre sondage. Entrez votre prénom et vos disponibilité en bas de page et cliquez sur “enregistrer” (normalement  vous devriez n’avoir choisi que des dates où vous même êtes disponible ;-) ) ;.

6. Il ne vous reste plus qu’à récupérer le “lien publique du sondage” et à l’envoyer aux membres du noyau en leur demandant de voter avant une date limite que vous pouvez fixer entre 3 jours et une semaine (voir le mail type ci-dessous) ;

Quand il iront sur le lien que vous leur proposez, les membres du noyau arriveront sur une page de ce type, sur laquelle ils pourront ajouter à leur tour leur prénom (ou nom complet) et choisir les créneaux qui leur conviennent (“oui”, “si nécessaire” ou “non”) :

Exemple de mail d’invitation

Objet : trouver une date pour la rencontre de la communauté XXX

Bonjour Brigitte, Marie, Paul et Pierre [lorsque l’on n’est pas trop nombreux, c’est mieux de citer chacun pour qu’il se sente plus concerné],

Comme nous en avons parlé précédemment, je vous propose que nous nous rencontrions pour mettre en place la communauté autour de [Thème ou territoire] [formulation alternative :  “... pour organiser la communauté XXX afin qu’elle puisse se développer tout en demandant le minimum de temps d’animation”]. Pour cela, indiquez les dates et heures qui vous seraient possibles, possibles si nécessaires ou impossibles en allant sur le lien suivant :

https://framadate.org/XxXxXxXxXxXxXx [copiez ici le lien du sondage]

Pouvez vous répondre avant le [date dans 3 à 7 jours] afin que nous puissions fixer ensemble la date et l’heure qui conviennent le mieux à tous ?

Bien amicalement [ou “cordialement” ou “amitiés” ou toute autre formule qui vous est habituelle…]

[votre prénom]

A faire : exemple de mail d’invitation

Objet : rencontre pour la mise en place (la réorganisation) de la communauté XXX

Bonjour Brigitte, Marie, Paul et Pierre [lorsque l’on n’est pas trop nombreux, c’est mieux de citer chacun pour qu’il se sente plus concerné],

Notre rencontre pour mettre en place la communauté autour de [Thème ou territoire] [formulation alternative :  “... pour organiser la communauté XXX afin qu’elle puisse se développer tout en demandant le minimum de temps d’animation”] aura lieu : le [Date] à [heure] - [lieu]

La rencontre durera environ 2 heures [2 heures est une bonne durée pour une réunion en présentiel et il est toujours bon d’indiquer la durée ou l’heure de fin].

Lors de cette rencontre, nous verrons ensemble :

1. Tour de table et prise de notes collectives

2. Organiser la communauté pour augmenter l’activité et réduire le temps d’animation

3. Organisation de la communauté

   1. Description du groupe

   2. règles de fonctionnement

   3. Identification des premiers projets

   4. Identification d’un facilitateur

4. Ouverture et entraide avec d’autres communautés

   1. Participation ou non de la communauté à l’écosystème coop-group

   2. Participation de certains à la communauté Anim-fr d’animateurs de groupes

5. Plan d’action et prochaines étapes

Venez avec votre ordinateur nous testerons ensemble la prise de notes collective [si bien sûr vous avez accès à l’internet dans le lieu de la rencontre…]

Bien amicalement [ou “cordialement” ou “amitiés” ou toute autre formule qui vous est habituelle…]

[votre prénom]

A faire : mettre en place un espace de notes collectif

Vous allez mettre en place un pad. Pour cela :

1. Allez sur https://framapad.org/ ;

2. Choisissez un nom : par exemple votrecommunaute20161025 (le nom de votre communauté suivi de la date de la rencontre sous la forme année mois jours) ;

3. Choisissez une durée (pas trop courte pour avoir le temps de recopier les notes sur un autre support plus pérenne sur votre site. Si vous n’avez pas encore de site, choisissez exceptionnellement 6 mois pour avoir le temps de le sauvegarder à sa place définitive ;

4. Cliquez sur “créer un pad” ;

5. Supprimez le texte d’explication (après l’avoir lu si c’est la première fois pour vous) ;

Vous pouvez mettre certaines informations sur le pad avant la réunion pour faciliter le travail :

Pour en savoir plus : construire votre propre discours

Si vous pensez avoir suffisamment assimilé la première partie de cet ouvrage, vous pouvez construire vous même votre propre discours sur la méthode proposée ici qui permet de réduire le temps d’animation d’une communauté. Cela vous permettra d’adapter votre propos à votre auditoire, d’utiliser le vocabulaire qui lui convient le mieux et de donner des exemples dans des domaines proches si vous en avez (le test à la fin de la partie I vous permet de savoir quels sont les aspects que vous pourriez revoir utilement).

Pour construire votre discours, je vous conseille cependant de présenter dans l’ordre suivant les quatre aspects qui correspondent aux quatre façons que chacun a d’apprendre et d’assimiler (l’encadré “quels arguments pour inviter à rejoindre le noyau de départ”, la vidéo et le  support de présentation sont tous construits en utilisant cette structure) :

1. Motivation : quel est la principale difficulté rencontrée pour animer une communauté de façon pérenne et quelle serait la situation idéale si on n’avait pas ces limites

2. Explication : certaines communautés sont très actives tout en prenant un temps très raisonnable d’animation (donnez des exemples si vous en avez). Des méthodes permettent aujourd’hui de reproduire ce résultat. Donnez le principe : synergies entre petits groupes actifs et grande communauté ainsi que quatre activités pour faire vivre la communauté “naturellement” (voir partie I)

3. Recette : donnez les différentes étapes pour y arriver : rencontre du noyau, mise en place des activités et élargissement de la communauté (partie II)

4. Exercice : proposer de suivre ensemble cette méthode sur la communauté choisie

Si vous êtes fier de votre présentation et qu’elle fonctionne effectivement bien avec votre noyau de départ (ou même par la suite avec toute votre communauté), n’hésitez pas à la partager sur votre site et avec d’autres communautés (par exemple sur le groupe anim-fr).