Exercice individuel : solution du questionnaire

Les bonnes réponses sont indiquées en souligné ci-dessous.

Si vous avez des erreurs, pas de problème ! Le simple fait d’avoir fait ce questionnaire, de vous être posé les questions et d’avoir comparé avec les réponses vous a aidé à mémoriser les choses les plus importantes. Vous avez gagné !

Si vous êtes arrivé là et n’avez pas fait le questionnaire : prenez vraiment un stylo ou allez sur le questionnaire en ligne (http://tinyurl.com/animapproches-Q1). Les vingt minutes que vous allez prendre vont valoriser tout le temps que vous avez passé à lire ce document jusqu’ici mais aussi vous faire gagner énormément de temps dans les différents groupes que vous animez ou simplement où vous participez !

Groupes, projets et communautés

Il y a trois erreurs qui peuvent faire échouer votre groupe : Croire que tout le monde coopère tout le temps (y compris vous-même...) et que tout le monde a du temps, mais aussi croire que l’on a trouvé LA  solution unique.

Animer une communauté revient le plus souvent à animer des personnes qui n’ont pas le temps avec des animateurs qui n’ont pas le temps (vous compris…) !

Un groupe est un ensemble de personnes qui échangent et travaillent ensemble. Cela englobe différents types très différents mais qui peuvent être complémentaires, entre autres :

1. les groupes de travail [ou groupes projets] qui développent des projets (mais qui sont limités généralement à une douzaine de personnes)

2. les communautés où on recherche à toucher le plus grand nombre de projets (elles sont plus faciles à animer à partir d’une centaine de personnes).

Leur taille est différente, avec des niveaux d’implication différents. De plus, les projets gèrent des contraintes alors que les communautés ouvrent des opportunités. Pour bénéficier de chacune, la solution consiste à prendre en compte les deux !

Un projet est “un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises [...] dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d’une enveloppe budgétaire allouée”

Un projet ouvert choisi d’en partager l’avancement avec une communauté .

Les projets ne sont pas indispensables à la communauté mais ils sont utiles pour développer de l’activité dans la communauté et la motivation des membres des autres projets.

A l’inverse, une communauté peut être utile à un projet pour

• gagner en visibilité et bénéficier de la légitimité de la communauté

• avoir des bénévoles ponctuellement quand le projet en a besoin

• disposer d’un “réservoir” de personnes qui pourront rejoindre le projet quand certains des membres du projet s’en éloigneront.

Le facilitateur est un rôle clé pour suivre les différents projets et faire le lien avec la communauté. Il n’a besoin que de une heure par semaine mais c’est sa régularité qui permet que les autres animateurs n’oublient pas de partager leurs informations. Au moins une fois par mois, il appelle les référents de projets pour leur poser trois questions :

1. quelle est la prochaine étape du projet ?

2. quelle est la prochaine date de rencontre de l’équipe projet ?

3. peut-il partager ces informations avec la communauté (si au bout d’un certain temps le référent ne le fait pas, le facilitateur peut le faire à sa place).

Dans une communauté les niveaux d’implication sont variés mais le pourcentage pour chacun reste assez constant (ce qui est plutôt contre-intuitif) :

• les proactifs prennent des initiatives. Ils sont typiquement entre 1 et 5 % ;

• les réactifs réagissent lorsqu’on les sollicite ils sont en général entre 10 et 20 % ;

• les observateurs suivent ce qui se passe sans contribuer ;

• les inactifs ne suivent pas les échanges et ont peut être même oublié qu’ils font parti de la communauté…

Il existe cependant quelques exceptions (sur une durée courte, par exemple lors d’une rencontre ou avec une communauté avec des membres très ________________ ).

Une communauté peut servir à plusieurs choses :

1. diffuser et aider à s‘approprier de l’information ;

2. permettre aux membres d’échanger, de s’entraider et de monter en compétence collectivement ;

3. si possible, faciliter le développement de projets ouverts collectifs ;

4. et même parfois à développer de l’intelligence collective (trouver des idées collectives, faire des prévisions collectivement…) ;

Les leaders apportent de la légitimité à la communauté et attirent des nouveaux membres.

Mais si il est trop présent, le leader peut devenir une gène pour la communauté, et peu d’autres projets oserons se mettre en place… Si en plus il a créé la communauté mais se décourage et se désengage, il deviendra un “créateur - fossoyeur”. A l’inverse, même s’il a peu de temps, il peut répondre aux sollicitations du facilitateur pour motiver le groupe ou aider à résoudre un conflit.

Les 4 activés pour faciliter le fonctionnement de la communauté

En associant quatre activités, il est possible de faire vivre une communauté avec peu de temps (à condition de ne pas en oublier une…) :

1. la diffusion d’information (pour toucher tout le monde, y compris ceux qui ne sont pas membres de la communauté), elle peut être gérée par un des animateurs ou par un ou plusieurs  community mangargers [ou bloggeur  ou griot…] (plusieurs termes possibles) ;

2. des rencontres régulières en présentiel et/ou à distance (pour booster les proactifs et une partie des réactifs), elles peuvent être planifiées par un des animateurs ou par un organisateur de rencontres ;

3. des discussions entre les rencontres (pour ne pas oublier le reste des réactifs qui ne viennent pas à une ou plusieurs rencontres et les observateurs) elles peuvent être gérées par un des animateurs ou par un ou plusieurs modérateurs ;

4. un espace de partage pour ne pas perdre la mémoire. Les informations y sont classées par thèmes pour faciliter une vue d’ensemble (il peut être à disposition de tout le monde, y compris ceux qui ne sont pas membres de la communauté), il est mis à jour par tous mais aussi plus particulièrement par un ou plusieurs attrapeur ;

4 types d’outils en ligne peuvent aider ces 4 types d’activité (à condition de ne pas attende qu’ils fassent tout “à notre place” mais plutôt qu’ils nous permettent de faire mieux avec moins de temps... ) :

• Pour diffuser  de l’information (citez le plus d’outils possibles) : blog, newsletter, page Facebook, groupe Facebook, Twitter, autres réseaux sociaux (Google+, Linked In), etc.

• Pour les rencontres : trouver une date (Framadate ou Doodle), prendre des notes ensemble (pad, traitement de texte en ligne... plusieurs réponses possibles pour les outils), se réunir à distance (réunion téléphonique, chat ou outil de visiophonie tels que Flashmeeting ou d’autres) ;

• Pour discuter entre les rencontres, afin de toucher les réactifs et les observateurs il faut que les échanges arrivent directement chez le destinataire plutôt que de lui demander d’aller chercher l’information. On parle d’outil “push”. Il en existe peu et malheureusement incompatibles entre eux (rare sont ceux qui en utilisent plus de deux régulièrement). La solution la moins pire est la liste de discussion ;

• Dans l’espace de partage se trouvent des pages qui n’ont pas à être modifiées régulièrement, des espaces pour lister les projets et les ressources et d’autres espaces qui doivent être mises à jour souvent et par le plus grand nombre (citez le plus d’outils possibles pour ces dernières) : Wiki, pad, traitement de texte en ligne, etc.

Mettre en réseau les communautés pour ne pas être isolé

Pour ne pas rester isolée, la communauté peut participer à un ou plusieurs écosystème de groupes. Outre les communautés, on y trouve :

• un espace pour montrer aux membres des communautés les autres communauté afin que certains s’inscrivent à d’autres groupes, créant ainsi un lien naturel entre les communautés ;

• un groupe noyau pour faciliter l’échange et l’entraide entre les facilitateurs, certains autres animateurs ainsi que tous ceux qui sont intéressés (par contre la gouvernance doit rester minimale selon une approche ascendante [ou bottom-up] respectant l’autonomie et l’identité de chaque communauté, souvent une simple charte très courte suffit) ;

• et éventuellement un groupe de bénévoles formés aux méthodes présentées dans ce livre pour aider les animateurs à mettre en place ou réorganiser leur groupe et aussi suivre régulièrement les indicateurs d’activités des communautés qui le souhaitent pour alerter le facilitateur ou le groupe en cas de difficultés détectées ;

Deux autres communautés “support” peuvent aider les animateurs indépendamment des écosystèmes auxquels ils participent ou non :

• une communautés d’animateurs projets collectifs et de communautés (par exemple Anim-fr dans le monde francophone) ;

• une communauté qui rassemble ceux qui développent des services en bien commun pour les communautés [ou animateurs] (par exemple Kaleidos-coop dans le monde francophone) ;