Pour en savoir plus : des messages, ni trop ni trop peu...

S'il faut au moins un message par semaine pour assurer la dynamique de la communauté, vous devez également éviter d'en avoir trop !

Suivant les communautés, le nombre de messages acceptables est différent. Des communautés très militantes acceptent de très nombreux messages (il y a toujours une limite tout de même…). Dans le cas général, pour une communauté qui rassemble des personnes très diverses, pas forcément militantes, le maximum varie de un à quelques messages par jour. Il est possible de dépasser ce seuil mais sur des moments très ponctuels en annonçant à l'avance la durée de cette période plus active. C'est le cas par exemple de la phase de présentation des membres de la communauté (mais en général au tout départ, la tolérance est un peu plus grande), ou encore lors d'un débat.

Dans certains cas spécifiques, par exemple avec des patrons d’entreprise qui ne souhaitent pas échanger entre eux mais utilisent la communauté pour apporter des informations et en prendre, le nombre maximum de messages peut tomber à un ou deux par semaine.

Vous allez par approximations successives, trouver le nombre de messages à ne pas dépasser par semaine. Attention cependant, si vous demandez à des participants combien de messages ils peuvent accepter, ils auront tendance à donner une réponse plus basse par peur d'être surchargé. De même la première personne qui demande à se désinscrire du fait du trop grand nombre de messages n'est pas forcément représentative de toutes les autres (certains préféreront être « en dehors » de la discussion en ligne tout en suivant régulièrement ce qui se passe dans le groupe au travers du fil d'information). Dans le cas général, partez du principe de ne pas dépasser un ou deux messages par jour en dehors de pics d’activités temporaires. Voyez ensuite progressivement comment le groupe réagit lors de périodes un peu plus chargées.

Lorsqu'il est nécessaire de limiter le nombre de messages échangés dans le groupe, vous pouvez proposer que les discussions sur un projet particulier se fassent entre seulement les membres de ce projet plutôt que sur toute la liste. Le référent du projet continuera de présenter l'avancement à l’ensemble de la communauté une fois par mois au moins. S'il s'agit d'une discussion plus générale qui concerne toute la communauté, mais qui prend de l'ampleur, vous pouvez proposer d'avoir cette discussion sur un autre outil (par exemple un forum). Bien que les « outils pull » comme les forums soient moins efficaces que les « outils push » comme celui avec lequel vous discutez habituellement, il est possible d'impliquer aussi les réactifs et les observateurs en proposant par exemple une synthèse hebdomadaire de la discussion et en incitant ceux qui souhaitent contribuer à le faire à l'extérieur de la liste (bien sûr certains se tromperont et répondront à tous sur la liste, mais le nombre de messages devrait rester acceptable cette fois). Pour filtrer les messages à mettre sur le forum plutôt que sur la liste, vous pouvez également utiliser la « modération d'urgence » de la liste qui oblige à accepter ou refuser chaque message envoyé à la communauté.

Outre les discussions qui s'emballent, les autres échanges dépassent rarement le nombre de messages acceptables :

• informations sur la prochaine rencontre ou compte rendu de la précédente ;

• avancement d'un projet (prochaine étape, prochaine date) ;

• quelques informations de veille et quelques demandes d'aide ;

Quoi qu'il en soit, vous avez un ensemble de stratégies à votre disposition si vous voyez que le nombre de message devient trop important.

Pour en savoir plus : nouveaux projets, anciens projets et projets qui aboutissent

Durant la vie de la communauté, certains projets vont se lancer, d'autres s'arrêteront soit parce qu'ils ont terminé leur tâche, soit par essoufflement. Que faire dans ces cas là ?

Lorsqu'un nouveau projet se lance, vous allez ajouter une ligne à votre feuille de suivi. N'oubliez pas de demander le mail, le téléphone et éventuellement d'autres moyens de joindre le référent du projet. Vous allez également ajouter une page spécifique au projet accessible depuis la partie « actions et projets en cours » de l'espace de partage. Vous pouvez créer une nouvelle page de préférence dans un traitement de texte en ligne ou un pad afin que les participants au projet puissent contribuer très facilement.

Lorsqu'un projet se termine, déplacez la ligne concernée dans votre feuille de suivie, pour la placer plus bas. Cela vous permettra de distinguer les projets en cours que vous suivrez régulièrement des projets terminés mais dont vous conservez les coordonnées des référents au cas où. Le lien vers la page de travail de ce projet qui se trouvait jusqu'à présent dans la partie « actions et projets en cours » pourrait être déplacé pour être placée par exemple dans une nouvelle page qui liste les « anciens projets » (cette page « anciens projets » pourrait être accessible grâce à un lien depuis la page d'accueil, par exemple juste en dessous de l'espace « actions et projets en cours ».

Parfois les projets aboutissent à un résultat qui donne lieu à un document (un guide pratique, un compte rendu d'événement, etc.). Ce dernier, qui aura pu être préparé grâce à la page de travail du projet pourra, une fois finalisé, être rendu accessible depuis l'espace « ressources » de la communauté. Il pourra également faire l'objet d'une information au sein du groupe mais aussi en dehors, afin de le valoriser au mieux. Une fois ce résultat obtenu, le projet peut se terminer s’il n'a rien d'autre à faire, ou bien continuer à produire d'autres résultats qui pourront être à leur tour diffusés.

Pour en savoir plus : comment inciter de nouveaux participants à participer

Si vous avez réussi votre premier tour de table, vous avez environ quarante pour cents de vos participants qui auront contribué une première fois et auront ainsi plus de facilité à réagir aux discussions dans votre groupe. Mais comment faire par la suite pour que certains qui ne sont encore jamais intervenus osent passer le cap à leur tour ?

Une bonne technique est de profiter de nouveaux inscrits dans le groupe. A n’importe quel moment, lorsque vous avez quelques personnes nouvelles, vous pouvez leur souhaiter la bienvenue publiquement dans le groupe et leur proposer de se présenter en un paragraphe (vous pouvez vous inspirer du premier message de lancement du tour de table). Indiquez également que ceux qui ne l’ont pas encore fait peuvent en profiter pour se présenter. Lorsque le groupe est actif, beaucoup de participants qui sont restés observateurs ne se sentent pas à l’aise de ne pas contribuer mais ne savent pas comment intervenir une première fois alors qu’ils ne sont pas encore connus du groupe. En les incitant à se présenter avec les nouveaux, vous leur tendez une perche que certains seront ravis de saisir.

Exercice individuel : démarrez votre rôle de facilitateurs

Vous allez faire quatre choses, maintenant. Cela vous fera gagner beaucoup de temps par la suite :

-1- définissez quelle jour et heure de la semaine vous allez par défaut, exercer votre rôle de facilitateur de la communauté.

Jour et heure de mon rendez-vous hebdomadaire avec la communauté  :

_______________________________________________________

-2- inscrivez ces dates sur votre agenda (les 4 ou 5 premières si vous avez un agenda papier ou directement de façon récurrente si vous avez un agenda électronique). Éventuellement, décalez dès maintenant les dates ou vous savez que vous ne serez pas disponible.

-3- vérifiez que vous avez tout ce qu'il vous faut pour commencer votre rôle :

• La feuille de suivi existe, comporte les noms, mails et téléphone de chaque référent de projet, et vous savez y accéder et la mettre à jour ;

• Vous avez déjà envoyé au moins un premier message à l'ensemble de la communauté (par exemple votre présentation) ;

• Vous savez vous servir des autres outils, en particulier ajouter une date sur l'agenda, mais aussi si possible : faire un sondage de date, ajouter et retirer une personne de la liste de discussion, ajouter une information, ajouter une page pour un nouveau projet sur l'espace de partage, etc. (ou à défaut identifiez quelqu'un à qui vous pouvez demander de le faire) ;

-4- et enfin identifiez une personne qui pourra vous remplacer si nécessaire

Nom de mon remplaçant occasionnel : __________________________________________

Pour faire avancer les choses : un tableau de bord pour les communautés

plusieurs indicateurs de l'activité du groupe pourraient être relevés automatiquement pour donner au facilitateur ou à ceux qui les aident dans l'écosystème des points sur lesquels se concentrer (par exemple sous la forme d'un feu vert, orange ou rouge) :

• pour le fil de discussion : dernier message de moins d'une semaine (vert), moins d'un mois (orange) ou plus (rouge) ;

• pour la discussion en ligne : dernier message de moins d'une semaine et avant dernier de plus d'un jour (vert), dernier message entre une et deux semaines ou entre 2 et 3 messages max dans une journée de la semaine (orange) ou autre (rouge) ;

• pour les rencontres : une prochaine date est placée dans l'agenda (vert), pas de prochaine date fixée et dernière date datant de maximum un mois (orange) ou autre (rouge) ;

• pour l’espace de partage : dernière mise à jour il y a moins d'un mois (vert), deux mois (orange) ou plus (rouge) ;

• pour le facilitateur : dernière mise à jour de la feuille de suivi il y a une semaine ou moins (vert), moins de deux semaines (orange) ou plus (rouge) ;

• Pour chaque projet : dernier mail du référent il y a un mois ou moins (vert), deux mois (orange) ou plus (vert) ;

Les seuils (vert, orange ou rouge) pourraient être ajustables en fonction des groupes. Il serait également intéressant d'avoir une vue sur une communauté pour le facilitateur ou sur plusieurs pour ceux qui aident les facilitateurs qui le souhaitent au sein de l’écosystème de communautés.