A quoi ça sert ? J’y pense et puis j’oublie !

Nous avons vu que l’on pouvait organiser avec très peu de temps supplémentaire une communauté active de personnes qui pourtant n’ont elles-mêmes pas de temps. Cela peut se faire en jouant sur la synergie avec plusieurs projets collectifs développés par des personnes qui de toute façon souhaitaient se lancer dans ces projets (mais gagnent du temps, de la visibilité et des participants grâce à la communauté). Il faut cependant quelques activités qui peuvent du coup être animées avec peu de temps (à condition d’avoir un facilitateur de projets qui soit proactif et passent une heure par semaine pour faire le suivi).

Nous avons déjà abordé trois des quatre activités de la communauté : l’information, les rencontres et la discussion entre les rencontres. Mais à ce stade nous avons... trois problèmes :

1. dans les canaux informations passent des choses très intéressantes mais qui sont vite oubliées une fois le flux passé ;

2. lors des rencontres se disent des choses très intéressantes (voire importantes) entre les participants qui partent en fumée car elles sont vite oubliées ;

3. dans les discussions s’échangent des informations importantes et intéressantes qui de même sont oubliées peu de temps après ;

Peut-être nous souvenons nous qu’il s’est dit quelque chose qui peut nous aider, mais lors de laquelle de ces trois activités ? et quand ? Dans notre monde rempli d’informations et où nous participons de façon plus ou moins active à de nombreuses communautés, comment ne pas perdre la mémoire et comment retrouver ce qui s’est dit, il y a parfois longtemps ?

L’espace de partage : une machine à remonter le temps

La particularité des trois premières activités de la communauté que nous avons vues est qu’elles sont structurées en fonction du temps. Pourtant, ce qui a été dit lors d’une réunion il y a deux ans pourrait très bien faire écho à ce qui s’est dit aujourd’hui dans la discussion ainsi qu’une autre information diffusées il y a une semaine.

L’espace de partage doit nous permettre de retrouver les informations classées par thèmes et non plus en fonction du moment où elles ont été données : Si la communauté s’est intéressée par exemple à la cartographie de l’eau, nous pourrions regrouper à un même endroit les choses les plus importantes que nous avons dit sur ce sujet, il y a un an, un mois ou un jour. Nous pourrions même avoir un “point de départ” qui nous permettrait de retrouver facilement tous ces endroits où sont partagés ce qui est attaché à un thème (dans un livre, on parle de “sommaire” ou “d’index”pour retrouver les différentes parties).

Un énorme avantage de grouper les informations par thèmes est de faciliter une vue d’ensemble pour chaque participant, même pour ceux qui ont un niveau d’implication plus faible et regardent les choses “de loin”. En voyant ce qui a été dit sur un sujet quelque soit l’espace (l’activité de la communauté concernée) et le temps (le moment où l’information a été partagée), les contributions de chacun peuvent s’appuyer sur celles des autres pour construire petit à petit une vision de plus en plus cohérente, ce qui est la base de l’intelligence collective.

Quelles informations partager ?

Il y a de nombreuses informations qui auraient avantage à être retrouvées facilement par chacun :

• Tout d’abord celles qui concernent les projets en cours ainsi que les anciens projets ;

• Les informations sur la communauté elle-même qui sont utiles aux nouveaux (objectifs, charte ou règles de fonctionnement, foire aux questions…), mais sont également utiles aux membres actuels et généralement à toute personne qui veut en savoir plus ;

• Des ressources complètes produites ailleurs qui peuvent être utiles car elles concernent un projet, la communauté ou un encore thème qui intéresse les membres ;

• Des éléments de veille rassemblés par la communauté sur un sujet particulier ;

• Des débats au sein de la communauté sur un thème donné, un de ses projets ou son fonctionnement même ;

On pourrait regrouper ces différents ensembles d’information en deux grands domaines :

• les actions en cours : projets, débats, etc.

• les ressources : documents  de base de la communauté, ressources produites par un des projet, bilan d’un débat, documents de veilles et ressources externes et même les archives des anciens projets

Le premier groupe permet de suivre ce qui se passe actuellement dans le groupe et le deuxième de trouver des informations utiles. L’intérêt de séparer les “actions en cours” des “ressources” est de donner une indication de lecture aux personnes peu ou pas impliquées : vont elles découvrir un document finalisé ou bien quelque chose de moins structuré en cours de construction  ?

Avec qui partager ?

Qui est concerné par cet espace de partage ? Nous avons vu pour les autres activités qu’elles concernent plus ou moins de monde :

• les rencontres rassemblent les proactifs et une partie des réactifs (typiquement environ 10% à 20% de la communauté) ;

• les discussions entre les rencontres y ajoutent les observateurs et même une partie des inactifs qui peuvent y revenir a posteriori ;

• les informations peuvent la plupart du temps être diffusées y compris à ceux qui ne sont pas membres de la communauté, en plus bien sûr des membres

Pour ce qui concerne l’espace de partage, on peut se poser la question à la fois pour les ressources du groupe et pour les actions en cours.

Les ressources (celles produites ou rassemblées par la communauté y compris les documents de base de la communauté) ont clairement vocation à être ouvertes au plus grand nombre. Comment voulez-vous que de nouvelles personnes rejoignent votre communauté pour l’enrichir si elles doivent faire plein d’efforts pour avoir le droit de découvrir ce qu’elle fait, comment elle fonctionne, ce qu’elle produit ? Il y a de fortes chances qu’elles aillent voir ailleurs, il y a suffisamment d’autres commubnautés où s’investir !

Et les actions en cours ? Un réflexe classique consiste à les réserver aux membres du groupe. Il est vrai que ces espaces seront moins bien structurés que des ressources qui ont été finalisées. Elles sont sûrement moins facilement lisibles par quelqu’un peu ou pas impliqué dans la communauté ou le projet. Est-ce pour autant qu’il faut les rendre inaccessibles en dehors du groupe ? A condition d’indiquer qu’il s’agit d’un travail en cours, non finalisé, il est bien plus intéressant de permettre à ceux qui le souhaitent d’y accéder. Fonctionner “à capot ouvert” est une des meilleurs façon de développer la confiance. De toute façon si votre communauté est large (cent ou plusieurs centaines de personnes) et ouverte (tout le monde peut s’y inscrire ou se desinscrire) cela ne fait pas beaucoup de sens d’empêcher ceux qui sont en dehors de la communauté d’accéder aux actions en cours.

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(Des exercices, des exemples et des compléments sont ajoutés au fur et à mesure)