Les réunions çà sert à quoi et on est combien ?

Nous avons vu dans les précédents webinaires que pour qu’une communauté fonctionne naturellement et en demandant peu de temps d’animation spécifique il fallait :

Les réunions et les échanges entre les réunions sont les activités les plus importantes. Si vous n’avez pas encore pu mettre en place les quatre activités, vous devez avoir au moins ces deux là car elles ont chacune une fonction complémentaire : booster les plus actifs et ne pas oublier les moins actifs. Nous verrons dans un prochain webinaire comment organiser les échanges entre les rencontres.

Les réunions et rencontres régulières sont donc important pour booster les plus actifs. Il faut se rappeler qu’il y a quatre niveaux d’activité dans une grande communauté (au-delà de douze personnes, contrairement aux petits groupes on ne peut plus attendre que tout le monde soit actif) :

• Les proactifs qui prennent des initiatives, ils sont en général entre 1 et 5%
• Les réactifs que l’on peut mobiliser, ils sont en général entre 10 et 20%
• Les observateurs qui suivent ce qui se passent mais ne sont pas visibles car ils n’agissent pas
• Les inactifs (dont certains ont peut-être même oubliés qu’ils font partie de la communauté)

Ce qui est important c’est que l’on parle ici de rôles et non personnes. Chacun peut prendre n’importe lequel de ces rôles (d’ailleurs vous êtes surement proactif dans un des groupes amicaux, professionnels familiaux ou sportifs auxquels vous participez, réactif dans un autre, observateur dans un troisième et même inactifs dans certains…). De plus les pourcentages de ces quatre types de populations dans une communauté sont plutôt constants. Si certains deviennent moins actifs d’autres prendront leur place.

Ceux qui viendront à une réunion seront donc ceux qui « réagiront » à l’invitation, il est donc tout à fait normal d’avoir 10%, parfois 20% des membres de la communauté seulement qui y participent. Et en plus ce ne sera pas forcément toujours les mêmes ! Ce pourcentage peut aller autour d’environ 40 à 50% pour une rencontre plus exceptionnelle). On ne peut donc pas prévoir les réunions de façon déconnectée du reste de la communauté, au risque d’avoir certaines personnes qui ne viennent plus (ce qui est normal) sans de nouveaux membres pour les remplacer (et donc typiquement des personnes qui étaient observatrices précédemment).

Le fait de se retrouver de façon synchrone (au même endroit même si c’est en ligne, et au même moment) est cependant extrêmement précieux. Ces moments permettent à la fois de motiver les plus actifs, de faciliter l’inclusion de membres jusqu’à présent non actifs dans les projets ou ls activités de la communauté, d’accélérer un échange qui piétinais pour arriver à une position commune, de faciliter les échanges entre les projets, etc. 

Question 1 : difficile de faire des réunions régulières et cohérentes/constructives quand à chaque fois les participants aux réunions sont différents ; comment faire ?

Réponse : c’est normal que tous les plus actifs ne participent pas à toutes les réunions. La cohérence vient du partage avant et après avec l’ensemble des membres de la communauté pour toucher également les « observateurs » qui participeront peut être à une prochaine réunion.

Question 2 : Comment présenter l'historique du groupe aux nouveaux arrivants ?

Réponse : sur une page que l’on peut retrouver facilement de l’espace de partage avec par exemple deux ou trois ligne pour résumer chaque année. Les règles de fonctionnement peuvent être également sur une autre page de l’espace de partage.

Question 3 : Je me demande parfois si la suite de réunions n'épuise pas les participants. Je suis heureuse d'entendre qu'au contraire c'est un accélérateur de projets.

Réponse : effectivement, si la périodicité est bien choisie (en général mensuel) et que les réunions sont à la fois conviviales et intéressantes en permettant d’accélérer les projets et les activités de la communauté, alors les participants sont heureux de s’y retrouver. De plus, le fait que ce n’est pas grave si on ne participe pas à une ou plusieurs réunion (voir question 1), fait qu’elles ne sont pas vécues comme des contraintes.

 

Avant la réunion : trouver une date, un lieu et inviter

Il y a trois choses à faire avant la réunion : trouver une date, trouver un lieu et inviter les membres

1. Comment trouver une date commune ?

Pour éviter les échanges interminables pour trouver une date, le plus simple est de faire un sondage où chacun indique les dates où il est disponible ou au contraire est occupé. Il existe pour cela des services web très simples et gratuits qui permettent de fixer une date.

Il est bien de fixer une date a priori assez en avance pour avoir plus de chance que les membres soient disponibles, mais cela ne doit pas empêcher un sondage pour avoir la possibilité d’avoir le maximum de personnes disponibles pour participer.

Pour organiser un sondage, procédez ainsi :

1. Identifiez entre 5 et 10 dates et heures possibles. Cela peut se faire en demandant à l’avance aux personnes que vous souhaitez avoir absolument dans la réunion, celles où ils sont indisponibles. Vous pouvez également faire un premier sondage préalable auprès de votre communauté pour savoir les jours de la semaine et les horaires qui conviennent au plus grand nombre (dans ce cas, utilisez non pas un sondage de date mais un sondage classique) ;
2. Allez sur https://framadate.org/ et choisissez « créez un sondage spécial date »
3. Remplissez les champs avec votre nom et votre courriel afin de pouvoir recevoir un lien qui vous permettra de modifier votre sondage si nécessaire
4. Dans la page suivante, entrez les dates et heures que vous proposez pour la réunion
5. Une fois le bouton « continuer » pressé, vous arrivez sur la page d’administration. Celle-ci vous permet de rentrer vous-même vos disponibilités (généralement « oui » partout…) et de copier le lien du sondage (attention, il faut prendre le lien vers le sondage et non le lien vers la page d’administration du sondage)
6. Il vous suffit d’envoyer un message à la communauté » en y collant le lien vers le sondage. Il peut être bon également d’indiquer une date limite pour répondre au sondage (typiquement entre trois jours et une semaine) afin de permettre rapidement aux membres de bloquer la date dans leur calendrier.

Si vous vous réunissez à distance avec un groupe dont les membres se trouvent sur plusieurs fuseaux horaires, alors vous pouvez utiliser un autre outil : http://www.doodle.com/

Question : je n'ai pas vraiment compris l'avantage de Framadate par rapport à Doodle? 

Réponse : Framadate est un outil libre qui propose une meilleure protection des données personnelles comme tous les outils développés par Framasoft. Doodle est un outil propriétaire, mais qui gère les décalages horaires (et accessoirement permet de faire un lien avec Google Agenda)

Les différents fuseaux horaires peuvent vite devenir un vrai casse-tête car certains pays utilisent l’heure d’été et d’autre non. Pour vous aider, je vous mets ci-dessus les horaires que j’utilise pour les réunions avec plusieurs pays qui peuvent participer à nos rencontres en ligne francophones. Si l’heure n’est pas la même, ajoutez ou retirez le nombre d’heures nécessaires pour faire votre propre tableau. Attention, les dates de changement d’heure ne sont pas les mêmes dans tous les pays (entre autres en Europe et en Amérique). Pour éviter la confusion entre les différentes dates de changement d’heure, le plus simple est d’éviter les réunions en ligne internationales à certaines dates : entre le 15 octobre et fin octobre et également entre le 15 mars et fin mars…

2. Comment trouver un lieu ?

Il y a deux cas de figure : soit on organise une réunion en présentiel dans un lieu physique, soit on organise une rencontre à distance dans un lieu… virtuel.

 Pour une réunion en présentiel, si vous avez déjà un lieu pour votre communauté (Fab Lab ou autre tiers lieux…) alors tout est simple. Sinon, suivant le nombre de participants attendus, vous pouvez chercher dans un tiers lieu facilement accessible par tous, un café (pas trop bruyant), dans les locaux d’une entreprise, une association ou une collectivité membre de la communauté qui accepte d’accueillir la rencontre. C’est également possible si la place est suffisante d’organiser une réunion chez un particulier membre de la communauté. Si vous n’avez pas de lieu, vous pouvez poser la question à la communauté. Il y aura souvent quelqu’un qui aura une proposition à faire.

Question : cela ne lasse-t-il pas les gens de demander des lieux à tous à chaque fois ?

Réponse : oui. On peut demander les premières fois ou bien lorsque l’on se trouve coincé. Il peut être bon de se constituer progressivement une liste de lieux possibles avec les contacts des personnes qui s’en occupent.

Pour une réunion à distance, outre les réunions téléphoniques (à condition que cela reste dans le même pays pour éviter des coûts trop important), il nous faudra utiliser un service sur internet. On pense en général à des outils comme skype ou hangout mais ceux-ci nécessitent de télécharger un logiciel, et vous risquez fort de vous couper de ceux qui ne l’ont pas déjà. Le mieux est d’avoir un service en ligne gratuit, sans téléchargement, auquel on peut accéder grâce à une simple adresse Web que l’on peut envoyer à tout le monde.

Une solution simple est l’outil Glowbl qui permet de créer un salon permanent qui pourra accueillir un nombre illimité de personnes (mais seuls 10 participants pourront utiliser simultanément leur micro et leur webcam. Si on veut faire parler plus de monde, il faudra donc que certains laissent leur place quand ils ne parlent plus).

Pour les communautés de l’écosystème Coop-group, nous utilisons le même espace : https://www.glowbl.com/coop-group. Il y a rarement deux réunions au même moment (on peut utiliser un agenda pour connaitre les dates des autres communautés avant de fixer la sienne), mais cela permet aussi en dehors des réunions, des rencontres informelles entre les membres de diverses communautés ou bien encore des réunions en petit groupe des porteurs d’un des projets de la communauté. Si vous n’avez rien à cacher dans votre communauté, vous pouvez utiliser le salon Coop-group sur Glowbl. Si vous risquez d’avoir des réunions en ligne très souvent, vous pouvez monter votre propre salon sur https://www.glowbl.com/. Mais dans ce cas, vous aurez moins de chance de rencontrer des membres d’autres communautés…

Il existe d’autres outils pour se réunir en ligne :

• Flashmeeting de l’Open University est particulièrement bien conçu. Il permet jusqu’à 30 participants même avec une connexion à faible débit (on a dans ce cas une priorité pour le son et moins d’images par secondes). Une seule personne parle à la fois avec un système pour lever la main. Le problème est que l’outil est vieillissant (et en flash) et n’est plus maintenu. Il n’est quasiment plus possible d’obtenir des droits pour organiser des réunions. Pour les communautés de Coop-group, il est possible de me demander une réservation en indiquant la date et l’heure. Vous recevrez un lien à partager avec vos membres.
  • Grégory indique qu’il y a peu d'outil qui proposent de "lever la main" pour prendre la parole et que c'est bien dommage (avec 90% de ses réunions sont en ligne, il est sensible à l’ergonomie)
• Le nouveau standard WebRTC promet un nombre illimité de participants et une utilisation très simple. Malheureusement, actuellement certains navigateurs ne sont pas compatibles (en particulier Internet Explorer sur Windows et Safari sur Apple, ce qui représente un bon nombre de personnes). Si vous demandez à vos membres de télécharger un nouveau navigateur pour pouvoir assister à la rencontre en ligne, vous risquez d’en perdre un nombre significatif… Si vous avez par exemple Firefox ou Chrome, vous pouvez cependant tester https://sylaps.com 
• Les réunions dans des mondes virtuels sont particulièrement intéressantes, mais nécessitent très souvent de télécharger un logiciel assez lourd… Vous pouvez cependant tester https://www.beloola.compropose qui peut s’utiliser avec un simple navigateur. Peut-être une piste intéressante…

Vous pourrez trouver des listes avec  d'autres solutions sur :

• Organiser des vidéos conférences gratuites sur internet : 7 solutions dont 3 sans compte ni installation
• test de plusieurs outils dans le cadre de Cooop-Group
• test de plusieurs outils dans le cadre des Collibris

Remarque : l’objectif de ne rien avoir à télécharger ne concerne que les PC et les MACs car dans le cas des mobiles ou des tablettes, il y a quasiment toujours une application à télécharger.

3. Envoyer l'invitation

La date, l’heure et le lieu sont fixés, il reste maintenant à inviter toute la communauté (et non pas simplement ceux que l’on pense qui viendront). Vous pouvez trouver un titre plus « sexy » à votre réunion et proposer un ordre du jour pour inciter les membres à venir y participer.

Vous pouvez envoyer le message d’invitation plusieurs fois avant la réunion :

1. Le plus longtemps possible avant la réunion, dès que l’on connait la date et le lieu pour que ceux qui souhaitent participer puissent bloquer la date
2. Entre un et trois jours avant
3. Le jour même

Vous trouverez ci-dessous un exemple de mail d’invitation

La réunion : le démarrage, prendre des notes, l’animation participative, la conclusion

La réunion se déroule en plusieurs étapes.

Tout d’abord un « Brise-glace » permet à tous les participants de parler une première fois (sans commencer avec d’interminables monologues par les plus bavards). Vous pouvez commencer par une « météo intérieure » où chacun indique comment il se sent en arrivant à la réunion (ce qui permet aussi de comprendre et de mieux accepter les tensions que certains peuvent avoir du fait de ce qu’ils ont vécu avant la réunion).

Vous pouvez trouver d’autres idées de brise-glace sur http://www.multibao.org/ dans la partie #lifeisaseriousgame/icebreakers_et_jeux_d_inclusion

Ensuite il peut être bon de rappeler quelques règles simples de fonctionnement. Ce sera plus facile de rappeler à l’ordre ceux qui ne les respectent pas si elles ont été présentées avant…

Ces trois règles simples couvrent une bonne part des aspects de vie en collectivité

1. Soyez bienveillant et bientraitant
2. Adoptez une écoute apprenante
3. Partagez avec sincérité

Et pour terminer le démarrage de la réunion, on peut proposer de prendre des notes ensemble en utilisant un « pad » par exemple https://framapad.org/

Question : cette méthode implique-t-elle que tous les participants utilisent leur portable ou tablette ?

Réponse : non mais il est bien qu'au moins quelques participant puissent prendre des notes. La projection du pad (en connectant un des ordinateurs à un vidéo projecteur) permet à tout le monde d'être au courant des notes enregistrées et éventuellement de manifester un désaccord par rapport à une formulation.

Question : Oui mais que faire quand les personnes ne prennent pas de notes ? Pour beaucoup, c’est difficile d'échanger et de prendre des notes sur pad en même temps ?

Réponse : il n’est pas nécessaire que tout le monde prenne des notes. Si en plus elles sont vidéo-projetées, ceux qui ne sont pas avec un ordinateur sur le pad peuvent tout de même contribuer. Ce qui est intéressant c’est qu’une fois qu’une personne a utilisé un pad en réunion, elle a très souvent envie de recommencer…

Question : Qui va s'occuper du compte rendu final ? Les prises de notes sont parfois difficiles à suivre et surtout difficiles à comprendre pour ceux qui n'ont pas participé. Et pourtant, un compte rendu semble nécessaire

Réponse : les notes collectives sont très utiles mais ne suffisent pas. Il est bon de les "dépoussiérer" et d’améliorer la cohérence après la réunion et surtout d’ajouter en amont des notes, le plan d’action et les rapports d’étonnement (qui sont souvent les éléments les plus importants et intéressants) afin qu’ils aient plus de chance d’être lus. L’ajout du plan d’action et des rapports d’étonnement peut se faire pendant la fin de la réunion, pour éviter de se rajouter du travail ensuite.

Vient ensuite le corps de la réunion proprement dite

Vous pouvez maintenant traiter les deux ou trois points prévus à l’ordre du jour (évitez d’en avoir plus). IL peut être intéressant d’utiliser des méthodes participatives pour faciliter l’implication de chacun. Vous trouverez de nombreuses idées sur http://www.multibao.org/

Et en particulier sur les parties : #lilianricaud/travail-en-reseau et #cpcoop/animer_ateliers

Question : c’est difficile de faire partager à tous cette "culture" de fonctionnement : il y a ceux qui la maitrisent et ceux qui sont largués du fait d'un manque de pratique.

Réponse : dans beaucoup de méthodes (météo, world café, barcamp…), le fait qu’une des personne y ait déjà été exposée (par exemple à l’occasion d’une rencontre dans un autre groupe), suffit à ce qu’elle puisse organiser à son tour la méthode d’animation avec le groupe. Les participants ont juste à se laisser guider et peuvent ensuite échanger sur ce qu’a apporté la nouvelle méthode testée dans le groupe.

Prévoyez de conserver un peu de temps à la fin de la réunion. Cela vous permettra de reprendre les différents points pour en tirer un plan d’action et de proposer aux participants de donner leur « Rapport d’étonnement », c’est-à-dire, non pas raconter tout ce qui s’est passé, mais une ou deux choses qui les ont intéressées, étonnées, agacées, amusées… Il y a de fortes chances que ce qui a étonné certains intéresse les autres, y compris ceux qui n’ont pas participés à la réunion.

Et surtout, tout au long de la réunion, n’oubliez pas la convivialité. Cela peut être une bonne idée également de terminer la réunion par un apéritif (bien que ce soit un peu plus complexe dans une réunion à distance…)

Après la réunion : le jardinage, le partage et le transfert vers l’espace de partage

Si vous avez pris soin d’avoir des notes collectives avec un plan d’action et des rapports d’étonnement ajoutés à la fin de la réunion, il vous reste très peu de choses à faire :

1. Jardiner le pad, c’est-à-dire, relisez le et faites quelques corrections pour le rendre plus lisible et cohérent. Si vous n’avez pas de notes collectives, faites au moins un document avec le plan d’action et les rapports d’étonnement. Le plus souvent cela sera suffisant et suffisamment court pour être lu…
2. Faites-en un document au format pdf, wiki…. Un pad n’a pas pour vocation à être éternel (sur Framapad, vous pouvez choisir sa durée de vie à la création d’un pad) et il vaut mieux éviter de modifier les notes après la réunion et le jardinage sauf en cas d’oubli ou d’erreur signalé par un participant ;
3. Envoyez le compte rendu à l’ensemble de la communauté. Ceci est particulièrement important pour ne pas oublier ceux qui n’ont pas assisté à la réunion mais pourraient participer à des prochaines voire s’impliquer dans des projets ou des activités de la communauté ;
4. Et enfin placer le compte rendu sur l’espace de partage afin que chacun puisse le retrouver facilement même après de nombreux mois ou années ;

L'organisateur de réunions

L’organisateur de réunion est important. Son rôle est de ne pas oublier que les réunions soit organisée régulièrement. Ce n’est pas forcément l’animateur de la réunion. Il est préférable d'avoir toujours le même organisateur de réunions. Il peut être le facilitateur ou le modérateur des échanges en ligne qui accepte d’assumer également ce rôle ou bien une autre personne du groupe qui s’assurera juste que les réunions sont bien planifiées ou à défaut lancera les sondages de dates et les invitations.

Rapports d'étonnement des participants

• Une réunion avec peu de participants peut être très constructive (et du coup après diffusion du compte rendu, attirer d'autres personnes). C’est bien "d'oublier" la frustration liée au fait que tous ne viennent pas
• Un organisateur de réunion sert à ne pas oublier que des réunions s'organisent
• Certains outils peuvent être très utiles pour l’organisation de réunions
• Mais à l’inverse c’est un point sensible : si l’outil est trop complexe ou si on doit changer (comme lors de ce webinaire à la suite d’un problème avec un des outils) on perd beaucoup de personnes...

• Pour télécharger gratuitement le guide de l'animateur : http://jmichelcornu.learnybox.com/anim1h/ (également disponible en librairie : FYP éditions 2016)
• Les liens vers les groupes dont on a parlé en exemple : http://coop-group.org/
•  Anim-fr, le groupe des animateurs de groupes : http://coop-group.org/anim-fr/ 

Les notes ont été prises collaborativement par : Jean-Michel, Catherine (Social 3.0: soutien des jeunes entreprises sociales), Maurice, Françoise (Entrepreneurs du changement Toulouse, Make Sense Toulouse, et MOOC Ticket For Change), Grégory (Rennes/ HCS Pharma, biotech + RA'pro, réalité augmentée), Jean, Florian, Cindy, Michel (Montpellier, OUI,  Moustic), Géraldine.

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Par Jean-Michel Cornu | Avant | 05/12/2016 16:28 | Après | Coopération | aucun commentaire | Lu 7877 fois |