Des projets partout

Beaucoup des activités dans un groupe peuvent être considérées comme des projets : produire un texte ensemble, organiser un événement, mettre en place un lieu ou un service…

Un projet est “un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises par une équipe projet sous la responsabilité d'un chef de projet dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d'une enveloppe budgétaire allouée”. Même si il n’y a pas toujours de “chef” à proprement parlé, il y a souvent besoin de quelqu’un ou d’un petit groupe pour coordonner.

Un projet ouvert c’est quoi ?

Dans un projet ouvert, l’avancement est partagé avec une communauté plus large qui peut y contribuer sans être aussi impliquée que “l’équipe projet” elle-même.

Nous avons donc deux types de participants pour un projet ouvert :

• les membres de l’équipe projet pour lesquels cela pose un problème s’ils ne font pas ce à quoi ils se sont engagés ;

• les autres membres de la communauté qui enrichissent le projet à chaque fois que l’un d’entre eux contribue ;

Les uns gèrent les contraintes du projet, les autres y apportent de nouvelles opportunités (même si bien évidemment les membres de l’équipe projet peuvent également apporter des opportunités...).

Un projet collectif ouvert peut être initié par quelques membres au sein de de la communauté ou par des personnes ou des organisations membres de la communauté qui décident d’ouvrir leur projet à la communauté.

Combien on est ? c’est toujours les mêmes qui bossent…

La confusion entre les membres de l’équipe projet et les membres du reste de la communauté crée beaucoup de frustrations. Tout d’abord, comme nous l’avons vu, parce que les rôles ne sont pas les mêmes (gestion de contraintes, apport d’opportunités), mais surtout parce qu’une équipe projet pour être efficace a une taille limite.

Chez l’être humain, la taille maximale d’une alliance est de douze. Ce point assez contre-intuitif sera détaillé par la suite.  Pour l’instant je vous demande de me faire confiance... Les exceptions à cette règles sont peu nombreuses. Au-delà, on créé en général des “sous groupes”, on délègue à des représentants ou encore on met en place un travail à la chaîne où chacun ne prend en compte que la personne précédente et la suivante…

Les projets collectifs ouverts ne sont pas forcément indispensables…

Une communauté peut très bien vivre sans projets collectifs entre ses membres. Les rares “projets” nécessaires sont par exemple : penser à réunir régulièrement la communauté ou encore la tenir informée. Les projets nécessaires à la vie de la communauté peuvent -au moins au début- être gérés par une seule personne appelée “animateur”, même si, lorsque le groupe est suffisamment mature, il peut être bien de répartir les rôles pour les quatre moyens d’animation que nous avons distingués précédemment : information, rencontres, discussions entre les rencontres et gestion d’un espace de partage. Certains des projets de gestion de la communauté peuvent même être ouverts au-delà des animateurs, aux membres de la communauté qui en bénéficient.

A l’exception des projets relatifs à la vie de la communauté, les projets ouverts ne sont pas indispensables. Comme nous l’avons vu, une communauté peut très bien aider à s’approprier collectivement des informations et surtout faciliter l’entraide et la montée en compétence collective entre des membres qui ont chacun leur projet personnel.

… mais ils sont très utiles pour la communauté...

S’ils ne sont pas indispensables, les projets collectifs ouverts apportent beaucoup à la communauté. Comme nous l’avons vu, nous cherchons à animer un ensemble de personnes qui n’ont pas le temps avec des personnes qui n’ont pas le temps.

Les équipes de projets sont souvent très motivées pour faire avancer leur projet. Elles vont être au moins pour une part, actives. Le fait de partager régulièrement ce qu’elles font avec le reste de la communauté apporte de la vie à cette dernière. L’activité attire l’activité et le fait d’avoir quelques projets ouverts actifs au sein de la communauté motive les autres projets et également entraîne d’autres discussions d’entraide entre les membres, de veille et d’échange de savoir-faire.

Nous verrons par la suite comment éviter d’avoir trop d’activité (en particulier sur les discussions entre les rencontres), mais pour l’instant, nous cherchons tout d’abord à avoir suffisamment d’activité dans la communauté pour provoquer un effet vertueux d’entraînement.

...et la communauté est très utile pour développer des projets

D’un autre coté, les projets vont également bénéficier de leur ouverture à une communauté plus large que l’équipe projet. Ils vont gagner en visibilité, tout d’abord en bénéficiant d’un premier public puis en profitant de l’audience de la communauté par rapport au reste du monde. Les projets vont également bénéficier de la légitimité de la communauté.

Mais ce serait dommage que les membres de la communauté soient perçus uniquement comme un premier public pour le projet. Ils peuvent apporter bien plus. Le fait que le projet partage non seulement ses résultats mais aussi chacune de ses avancées avec d’autres personnes permet également de bénéficier de volontaires à des moments où le projet a besoin de plus de monde (par exemple lors de l’organisation d’un événement). Peut être plus important encore, la communauté est un réservoir de personnes qui demain pourront rejoindre le projet lorsque pour diverses raisons (souvent par manque de temps), certains membres de l’équipe projet s’en éloigneront.

Le facilitateur de projets : la compétence clé pour que çà marche

Les porteurs de projets peuvent cependant oublier de déterminer la prochaine étape d’avancement ou de fixer la prochaine date où l’équipe projet pourra faire le point et travailler ensemble. Ces éléments qui sont indispensables pour permettre d’avancer peuvent être fatals au projet s’ils viennent à manquer. Ils sont dommageables mais pas fatals pour la communauté à condition qu’il reste suffisamment d’autres projets qui avancent, ou bien que les projets déficients ne soient pas ceux qui concernent la vie de la communauté (comme de prévoir les rencontres…).

Bien plus fréquent encore, l’équipe projet toute à ses actions, peut oublier de tenir régulièrement au courant la communauté. Cela provoque une déconnexion entre l’équipe projet et le reste de la communauté réduisant le bénéfice mutuel que s’apportent le projet et la communauté.

D’où l’intérêt d’un rôle particulier au sein de la communauté : le facilitateur de projets. Contrairement aux porteurs de projets qui sont focalisés sur leur propre projet, le facilitateur va s’intéresser au lien entre la communauté et ses différents projets.

Les trois questions qui changent tout

De façon régulière, le facilitateur de projets va prendre l’initiative de contacter les référents de chaque projet, de préférence par téléphone ou même directement en allant les voir s’il le peut. J’insiste sur le fait qu’il va “prendre l’initiative”. En effet, le rôle de facilitateur ne nécessite pas énormément de temps (une heure ou deux par semaine maximum suffisent - si le nombre de projets augmente on peut prévoir d’autres facilitateurs). Il n’a pas besoin non plus d’une grande légitimité (celle-ci peut lui être apporté par le leader qui le reconnaît publiquement dans ce rôle). Mais le facilitateur est le seul rôle qui doit impérativement être proactif (pas simplement réagir à ce qui se passe mais prendre l’initiative d’aller chercher l’information). En quelque sorte, c’est moins le temps passé qui est important que son “temps de cerveau disponible”. C’est pour cette raison que les rôles de  facilitateur et de leader sont difficilement compatibles, ce dernier étant par définition bien plus sollicité (dans et souvent en dehors de la communauté).

Lorsqu’il appelle un référent de projet, le facilitateur lui pose trois questions :

1. quelle est la prochaine étape du projet ? (contrairement à l’objectif du projet, la prochaine étape  est réalisable dans un temps court et permet de faire avancer le projet)

2. quelle est la prochaine date de rencontre de l’équipe projet ? (la rencontre peut se tenir à distance si nécessaire : réunion téléphonique, visio…)

3. a-t-il partagé ces informations avec le reste de la communauté ? (si au bout d’un certain temps, le référent n’arrive pas à prendre le temps de partager les informations, le facilitateur peut le faire à sa place, mais il est bien plus intéressant pour la vie de la communauté d’avoir plusieurs porteurs de projets qui y interviennent).

Le facilitateur de projets peut utiliser un document très simple pour l’aider à suivre chaque projet. Il peut également, lorsque un projet s'essouffle, avertir les animateurs ou l’ensemble de la communauté pour permettre d’aider le projet. Le facilitateur est celui qui doit voir ce que le reste de la communauté ne voit pas : les informations manquantes